ระบบ เป็นการรวมกันขององค์ประกอบย่อยๆ ที่ทำหน้าที่ของตนเอง และมีปฏิสัมพันธ์กัน เพื่อดำเนินงานให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้  โดยระบบนั้นอาจเกิดโดยธรรมชาติหรือมนุษย์เป็นผู้ออกแบบและสร้างสรรค์ขึ้นก็ได้ ทั้งนี้ทุกระบบจะมีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ประการคือ 1) ปัจจัยนำเข้า (input) ได้แก่ จุดมุ่งหมาย ทรัพยากร ปัญหาต่างๆ 2) กระบวนการ (process) ได้แก่ ขั้นตอนการทำกิจกรรมหรือการดำเนินงาน และ 3) ผลลัพธ์ (output) ซึ่งเป็นผลงานหรือผลผลิตที่ได้    ส่วนวิธีการเชิงระบบ (systematic approach) หรือวิธีระบบ (system approach) หรือเรียกได้    อีกอย่างหนึ่งว่าการจัดระบบ เป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหา เพื่อเพิ่ม      ประสิทธิภาพของงาน   โดยวิธีการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง      พัฒนาวิธีการบริหารจัดการและประเมินผลที่ได้ เพื่อปรับปรุงงาน  จนกว่าจะมีประสิทธิภาพตามต้องการ  (รสสุคนธ์ มกรมณี, 2543; เฉลียว บุรีภักดี, 2542)
          ฉลองชัย สุรวัฒนบุรณ์ (2544) กล่าวว่าวิธีระบบเป็นระบบวิธีการแก้ไขด้วยตนเองเชิงตรรกวิทยา สำหรับการตัดสินใจที่ใช้ในการออกแบบและพัฒนาสรรพสิ่งที่มนุษย์ทำขึ้น ยุทธวิธีของระเบียบวิธีนี้ประกอบด้วย หลักการ วัตถุประสงค์ การประกอบกิจ การจำแนกหน้าที่และ องค์ประกอบต่างๆ การจัดเวลา การฝึกระบบและการทดสอบระบบ     การติดตั้งและการควบคุมเชิงคุณภาพ  ขณะที่ กิดานันท์ มลิทอง (2540) อธิบายว่า วิธีระบบเป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์ที่มีการกำหนดปัญหา สมมติฐาน การวิเคราะห์ข้อมูล และการดำเนินการทดลอง     อันนำไปสู่การสรุปผลที่เหมาะสม เพื่อการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ถ้าผลสรุปหรือผลลัพธ์ที่ได้มาเป็นสิ่งที่คาดว่าจะได้ผลดีก็จะถูกนำมาทดลองใช้ แต่ถ้านำมาใช้แล้วยังไม่สามารถแก้ปัญหาได้ ก็จะต้องมีการทดลองวิธีใหม่ต่อไปจนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง นั่นคือสามารถแก้ปัญหาได้เป็นผลสำเร็จ
          การออกแบบระบบใหม่หรือพัฒนาระบบเก่าให้สามารถปฏิบัติงานไปสู่เป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยใช้ทรัพยากร คน เวลา และค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด ต้องอาศัยการวิเคราะห์ระบบ (system analysis) ซึ่งเป็นการพิสูจน์องค์ประกอบและความสัมพันธ์ภายในของระบบ เพื่อหาปัญหาในการออกแบบระบบและการกำหนดหน้าที่ของระบบ (Heinich, Molenda & Russell, 1989) หรือเป็นวิธีการวิเคราะห์ระบบใดระบบหนึ่ง โดยมีการคาดหมายและจุดมุ่งหมายที่ต้องการปรับปรุงแก้ไขระบบนั้น ด้วยการศึกษา ตรวจสอบ พิจารณาแยกแยะองค์ประกอบย่อย หน้าที่และความสัมพันธ์ เพื่อหาปัญหาออกมาให้ได้ แล้วกำหนดปัญหาเป็นหัวข้อเพื่อทำการศึกษาและหาวิธีการแก้ไข
          วิธีการเชิงระบบที่ใช้วิเคราะห์ระบบมีการดำเนินงาน 8 ขั้นตอน ซึ่งประจักษ์ เฉิดโฉม และศิษฐ์ วงษ์กมลเศรษฐ์ (2537) กล่าวไว้ดังนี้คือ 1) ปัญหา (identify problem) รวบรวมสิ่งที่เป็นปัญหา 2) จุดมุ่งหมาย (objective) กำหนดวัตถุประสงค์เพื่อการแก้ปัญหา 3) ศึกษาข้อจำกัดต่างๆ (constraints) พิจารณาขอบเขตเพื่อการศึกษาข้อจำกัด   ระบุหน้าที่ของส่วนต่างๆ ในระบบ     4) ทางเลือก (alternative) ค้นหาและเลือกวิธีการต่างๆ ในการแก้ปัญหา 5) การพิจารณาทางเลือกที่เหมาะสม (selection) หาทางแก้ปัญหาที่จะสามารถแก้ปัญหาได้จริง 6) การทดลองปฏิบัติ (implementation) ทดลองปฏิบัติกับกลุ่มย่อย 7) การประเมินผล (evaluation) หาจุดดีจุดด้อย  และ 8) การปรับปรุงแก้ไข (modification) ปรับปรุงส่วนที่บกพร่อง และนำส่วนดีไปปฏิบัติ   อย่างไรก็ตาม รสสุคนธ์ มกรมณี (2543)  อธิบายขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ 8 ขั้นตอน แตกต่าง    ไปบ้างเล็กน้อย คือ 1) การระบุปัญหา 2) การกำหนดจุดมุ่งหมายหรือความจำเป็นในการ      ดำเนินงานแก้ไขปัญหา 3) การเก็บรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล ศึกษาข้อจำกัดต่างๆ  พิจารณาขอบเขตการศึกษาข้อจำกัด และระบุหน้าที่ของส่วนต่างๆ ในระบบ 4) การค้นหาทางเลือก วิเคราะห์ทางเลือก และเลือกวิธีการต่างๆ สำหรับการแก้ปัญหา 5) การพิจารณาและตัดสินใจกำหนดทางเลือกที่มีความเป็นไปได้สูงในการแก้ปัญหาได้สำเร็จ 6) การออกแบบวิธีหรือระบบที่ใช้ในการ        แก้ปัญหา 7) การนำวิธีหรือระบบไปใช้แก้ปัญหา และ 8) การประเมินผลการแก้ปัญหา และการตรวจสอบย้อนกลับหากผลที่ได้ไม่เป็นที่พอใจ 
          ขั้นตอนของวิธีการเชิงระบบ (กิดานันท์ มลิทอง, 2540; รสสุคนธ์ มกรมณี, 2543) สามารถสรุปได้ 10 ขั้นตอน ดังนี้คือ
     ขั้นที่ 1  การกำหนดปัญหา เป็นการระบุปัญหาและสาเหตุของปัญหาให้ชัดเจน รวมทั้งจัดลำดับความจำเป็นของปัญหาให้เห็นว่าปัญหาใดควรได้รับการพิจารณาก่อนหรือหลัง
     ขั้นที่ 2  การเก็บรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูล เป็นการค้นคว้าข้อมูลและข้อเท็จจริงเกี่ยวกับปัญหานั้นๆ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีความสัมพันธ์กับปัญหา และระดับความสัมพันธ์กับปัญหาว่ามีมากหรือน้อยเพียงใด
     ขั้นที่ 3  การวิเคราะห์ทางเลือก เป็นการศึกษาวิเคราะห์และแสวงหาทางเลือกหลายๆ แนวทางหรือหลายๆ ระบบ โดยแต่ละแนวทางจะต้องวิเคราะห์ให้เห็นข้อดี ข้อจำกัด
     ขั้นที่ 4  การกำหนดความเป็นไปได้ เป็นการตัดสินใจเลือกแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับนำไปดำเนินการ
     ขั้นที่ 5  การพัฒนาโครงสร้างของระบบ เป็นการนำเสนอโครงร่างของระบบ โดยแสดงเป็นลายลักษณ์อักษร ด้วยเอกสาร ข้อมูล ที่มีรายละเอียดในการปฏิบัติไว้อย่างชัดเจน
     ขั้นที่ 6 การพัฒนาระบบนำร่องหรือระบบต้นแบบ เป็นการทดสอบความเป็นไปได้ของระบบที่จะสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
     ขั้นที่ 7  การออกแบบระบบ เป็นการพัฒนากลไกที่จะทำให้ระบบสามารถดำเนินงานได้
     ขั้นที่ 8  การพัฒนาโครงการ เป็นการพัฒนาโครงการของระบบที่ออกแบบไว้ตาม      รายละเอียดที่ได้วิเคราะห์ไว้แล้ว ซึ่งในการพัฒนาโครงการจะต้องให้รายละเอียดที่ชัดเจนและสมบูรณ์ แสดงความสอดคล้องขององค์ประกอบในโครงการหรือในระบบหลักทั้งหมด รวมทั้งกำหนดเกณฑ์ในการทดสอบความเที่ยงตรงและความเชื่อมั่นของโครงการนั้น
     ขั้นที่ 9  การนำระบบไปใช้งาน โดยมีการวางแผนไว้อย่างรอบคอบ   ผู้ปฏิบัติได้รับการฝึกฝนให้มีความรู้ความเข้าใจวิธีการดำเนินงานและทักษะการใช้เครื่องมืออุปกรณ์ใหม่ๆ ของระบบใหม่ที่ได้พัฒนาขึ้น
     ขั้นที่ 10 การติดตามและประเมินผลระบบ เป็นการติดตามการดำเนินงานของระบบ โดยกำหนดจุดตรวจสอบไว้เป็นระยะหรือทุกขั้นตอน เพื่อให้ทราบถึงปัญหา ความบกพร่อง ทั้งนี้เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการปรับปรุงแก้ไขระบบใหม่ที่พัฒนาขึ้น ให้เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพตามต้องการ
          ดังนั้น วิธีการเชิงระบบ หรือวิธีระบบ หรือ การจัดระบบ จึงเป็นกระบวนการที่ช่วยให้การดำเนินงานเรื่องหนึ่งเรื่องใด บรรลุผลสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เป็นรูปแบบหนึ่งของการแก้ปัญหาเชิงตรรกะเช่นเดียวกับวิธีการทางวิทยาศาสตร์ มีการระบุความต้องการหรือกำหนดปัญหา ค้นหาคำตอบหรือวิธีแก้ไขปัญหาต่างๆ ทำการเลือกคำตอบ ทางเลือกหรือวิธีการต่างๆ แล้วนำไปใช้จนได้ผลลัพธ์ที่คาดหวัง โดยผลลัพธ์ที่ได้มีการประเมินผลและการปรับปรุงแก้ไขตามที่กำหนดไว้ในส่วนต่างๆ ของระบบ จนได้รับผลตามความต้องการอย่างครบถ้วน  ซึ่งเมื่อพิจารณาขั้นตอนเหล่านี้เปรียบเทียบกับรูปแบบการแก้ปัญหาทั่วไปที่กล่าวมาแล้วในตอนต้น จะเห็นได้ว่าวิธีการเชิงระบบระบบเป็นรูปแบบหนึ่งของกระบวนการแก้ปัญหา จากคุณลักษณะต่างๆ ดังที่ได้กล่าวมาเหล่านี้ ทำให้ผู้วิจัยเห็นว่าวิธีการเชิงระบบมีประโยชน์และเหมาะสมสำหรับนำมาประยุกต์ใช้เป็นพื้นฐาน ในการออกแบบโครงสร้างและการพัฒนารูปแบบการแก้ปัญหาเพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตและการเรียนรู้ให้เกิดประสิทธิภาพได้เป็นอย่างดีการแก้ปัญหาด้วยวิธีการเชิงระบบ

หลักการแก้ปัญหาอย่างมีขั้นตอนนั้นบางครั้งเราเรียกว่า การแก้ปัญหาเชิงระบบ(System Approach)ซึ่งเป็นกระบวนการในการแก้ปัญหาอย่างมีขั้นตอนที่สามารถใช้เป็นหลักการ ได้กับปัญหาทุกปัญหา เราสามาถแยกเป็นขั้นตอนต่างๆได้ดังนี้

• การแยกแยะและทำความเข้าใจในปัญหา

• การพัฒนาวิธีกาแก้ปัญหา

• เลือกวิธีการที่ตรงกับความต้องการมากที่สุด

• ออกแบบวิธีการแก้ปัญหาที่เลือกใช้

• นำวิธีการที่ออกแบบไปใช้ในการแก้ปัญหาและประเมินถึงผลที่ได้

 

• การแยกแยะและทำความเข้าใจปัญหา

- ขั้นตอนแรกสุดของการแก้ปัญหาเชิงระบบ คือ การแยกแยะและทำความเข้าใจถึงปัญหา เราอาจนิยามความหมายของปัญหาได้ว่า ปัญหา คือ เงื่อนไขที่เป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการ การทำความเข้าใจถึงปัญหานั้นจะต้งคิดอย่างเชิงระบบ

การคิดเชิงระบบ คือ การมองปัญหาต่างๆที่พบอย่างเป็นระบบ โดยอาจจะแบ่งเป็นระบบย่อยที่ประกอบขึ้นจากส่วนประกอบของระบบในทุกสถานการณ์ ที่เรากำลังศึกษาอยู่นอกจากนี้ยังมีระบบอื่นที่อาจมีผลกระทบต่อระบบที่กำลังพิจารณาแวดล้อมอยู่ การคิดในลักษณะนี้จะทำให้เราแน่ใจได้ว่า ในการพิจารณาถึงปัญหานั้น ปัจจัยที่สำคัญและความสัมพันธ์ ระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ได้ถูกนำมาพิจารณาอย่างครบถ้วน สมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น เมื่อองค์กรทางธุรกิจเกิดปัญหาขึ้นนั้น เราจะมองธุรกิจนั้นว่าเป็นระบบที่ประกอบด้วยส่วนนำเข้า ส่วนประมวลผล ส่วนแสดงผล ส่วนป้อนกลับ และส่วนควบคุม ในการทำความเข้าใจถึงปัญหา และการแก้ปัญหานั้น เราอาจจต้องแยกธุรกิจนั้นออกเป็นส่วนงานย่อย แล้วทำการศึกษาแยกแยะ ถึงการทำงานปกติ ของระบบว่าเป็นอย่างไร มีกระบวนการในการปฏิบัติงานอย่างไร เพื่อหาสาเหตุของปัญหานั้นๆ

 

• พัฒนาวิธีการแก้ปัญหาเผื่อเลือก

เมื่อเข้าใจโจทย์ชัดเจนแล้ว สิ่งที่ผู้แก้ปัญหาต้องทำในขั้นต่อไปคือ การหาวิธีการแก้ปัญหา อาจจะทำได้หลายวิธี แต่ก่อนจะแก้ปัญหาต้องพิจารณาปัญหานั้นๆให้ดีเสียก่อน เช่นในการเปรียบเทียบของข้อได้เปรียบหรือข้อเสียเปรียบในทางเลือกต่างๆ

ทางเลือกต่างๆที่ดีที่สุดคือ ประสบการณ์ วิธีการที่เคยใช้ปฏิบัติมาแล้ว หรือเคยพิจารณามาแล้ว ควรนำมาพิจารณาใหม่อีกในสถานการณ์ขณะนั้น ว่ายังสามารถนำมาใช้ได้หรือไม่ แหล่งของทางเลือกที่ดีอีกแหล่งหนึ่งคือ คำแนะนำจากบุคคลอื่น รวมทั้งคำแนะนำจากที่ปรึกษา หรือข้อเสนอแนะจากผู้เชี่ยวชาญ แต่อย่างไรก็ตาม ผู้แก้ปัญหาเองก็ต้องใช้สัญชาตญาณและแนวคิดของตัวเองในการหาวิธีแก้ปัญหาด้วยเช่นกัน

• การประเมินทางเลือกหรือวิธีการ

เมื่อหาวิธีการในการแก้ปัญหาได้หลายวิธีมาแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือ การเลือกวิธีการที่ดีที่สุดจาก วิธีการที่เลือกมา เพราะวิธีการที่ดีสำหรับปัญหาหนึ่งอาจจะไม่ใช่วิธีการที่ดีสำหรับอีกปัญหาหนึ่ง เพราะปัญหาต่างๆ จะอยู่ในสภาวะแวดล้อม เงื่อนไข ข้อจำกัดที่ไม่เหมือนกัน เราจึงต้องทำการประเมินวิธีการที่เลือกมาเพื่อหาวิธีการที่ดีที่สุด วิธีการประเมินที่ดีที่สุดก็คือ การแยกแยะว่าวิธีต่างๆ นั้น แก้ปัญหาได้ตรงตามความต้องการเพียงใด ภายใต้เงื่อนไขและข้อจำกัดต่างๆอันเดียวกัน

เงื่อนไขต่างๆ ในการแก้ปัญหามีมากมาย เราอาจจัดลำดับความสำคัญโดยการให้น้ำหนัก กับเงื่อนไขแต่ละเงื่อนไขโดยพิจารณาถึงการตอบสนองต่อการแก้ปัญหา การประเมินวิธีการต่างๆ นิยมหาเป็นตัวเลขที่บ่งบอกถึงความสามารถ ประสิทธิภาพของทางเลือกในด้านต่างๆ เพื่อให้ง่ายต่อการประเมินและการเปรียบเทียบในขั้นตอนต่อไป

การคิดเชิงระบบ Systems Thinking

 

**ดร.พรพรรณ  ภูมิภู

การคิดเชิงระบบหมายถึงอะไร Systems Thinking  การคิดเชิงระบบหมายถึงการคิดถึงสิ่งใดสิ่งหนึ่งที่มองภาพรวมที่เป็นระบบ  และมีส่วนประกอบย่อยๆ  โดยอาศัยการคิดใด รูปแบบโดยตรง  และโดยทางอ้อม

ทฤษฎีระบบ ให้แนวคิดว่าแต่ละสิ่งย่อมอยู่ในเอกภพ  (The Universe)   รวมทั้ง

สิ่งเล็ก ใหญ่เพียงใด ล้วนเป็นหนึ่งหน่วยระบบ มีวงจรของการทำงาน มีปัจจัยนำเข้า กระบวนการ ปัจจัยการผลิต ความเป็นระบบ ผลผลิตรวมย่อมเกิดจากการประสานงานกันหลายๆ ระบบ แต่ละหน่วยมีระบบการทำงานตามบทบาทหน้าที่ที่แตกต่างกัน  ผลผลิตจะไหลจากหน่วยการผลิตหนึ่งไปสู่อีกหน่วยผลการผลิตหนึ่งอย่างครบวงจร ไม่มีที่สิ้นสุด แต่ละสิ่งในเอกภพมีความเป็นระบบตามมิติต่างๆ  กัน ในเวลาเดียวกัน

การคิดเชิงระบบ คือ  การคิดที่มีความเข้าใจ เชื่อมโยง มีความเชื่อในทฤษฎีระบบเป็นพื้นฐานในสมอง คนปกติมีความเข้าใจเกี่ยวกับระบบในสรรพสิ่งที่อยู่ในในโลกที่สอดคล้องกับทฤษฎีระบบอยู่แล้ว  เพียงแต่ความสามารถในการทำได้ดีในระดับความเข็มข้นของระบบแตกต่างกัน

การคิดระบบโดยอ้อม คือ การคิดเชิงระบบโดยอาศัยพื้นฐานแห่งการคิด  เช่น

การวิเคราะห์  การอุปมาอุปมัย  การคิดสังเคราะห์  การคิดสร้างสรรค์  การประเมินค่า ฯลฯ

การคิดระบบโดยทางตรง คือ การคิดที่มุ่งกระทำโดยตรงมีเป้าหมายกับสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ไม่จำแนกรูปแบบการคิดตามพื้นฐานของมนุษย์ แต่แยกรูปแบบการคิดโดยมุ่งที่เป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ โดยจำแนกออกเป็น 3  แบบ

1.           การคิดเพื่อรู้เข้าใจหน่วยระบบ

2.           การคิดเพื่อวิเคราะห์และประเมินหน่วยของระบบ

3.           การคิดเพื่อออกแบบ และก่อตั้งหน่วยระบบ

 

.........................................................................

** อุปนายก สมาคมนักฝึกอบรมแห่งประเทศไทย สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน

 

 

ประโยชน์ของการคิดเชิงระบบ

            1.ช่วยให้เกิดความคิดเพื่อพัฒนาองค์การในภาพรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

            2.ประสานงานร่วมกับบุคคลอื่นให้เป็นไปตามกระบวนการ และระบบการบริหารงานภายใน

3.สามารถแก้ปัญหา  ตัดสินใจ  ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4.แก้ไขปัญหาข้อขัดแย้งที่จะเกิดขึ้นในองค์การได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5.เพื่อมองเห็นกระบวนการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นกับระบบภายในองค์การ ที่เกิดขึ้น

เป็นระบบ เชื่อมโยงติดต่อกัน  และสามารถแก้ไขสถานการณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

หน่วยระบบทั้งหลายในเอกภพแบ่งระบบออกเป็น  2  ประเภท  คือ

            1. หน่วยระบบตามธรรมชาติ  (Natural System ) ซึ่งเกิดขึ้นโดยธรรมชาติ เช่น  ฝนตก แดดออก แบ่งเป็น 2 ชนิด

                1.1    หน่วยระบบทางกายภาพ (Physical Systems ) รวมถึงสสารที่เป็นพลังงาน

           1.2   หน่วยปฏิกิริยา  (Intersectional System)  เป็นการกระทำต่อกันระหว่างปัจจัยนำเข้าของแต่ละหน่วยระบบ ปรากฏอยู่ในหน่วยความสัมพันธ์ต่างๆ  ที่จัดขึ้นเป็นหน่วยระบบความคิด  เช่น  น้ำ  ออกซิเจน   ซึ่งแต่ละหน่วยเป็นระบบกายภาพ  แต่เมื่อนำมาสร้างปฏิกิริยา สัมพันธ์กัน  กลายเป็นระบบที่เกิดขึ้นจากการทำปฏิกิริยาซึ่งกันและกัน

            2.  หน่วยระบบที่มนุษย์สร้างขึ้น  (Man made System ) ซึ่งก็มี 3  ชนิด คือ

2.1     หน่วยระบบกายภาพเช่นเดียวกับระบบธรรมชาติ เพียงแต่มนุษย์สร้างขึ้น

2.2     หน่วยปฏิกิริยา ( Intersectional System ) เช่นเดียวกับระบบธรรมชาติ   

เพียงแต่มนุษย์ก่อปฏิกิริยาขึ้น

              2.3    หน่วยระบบความคิดที่เรียกว่า   มโนมติ (Concept )  มีทั้งหน่วยระบบกายภาพ  และหน่วยปฏิกิริยาที่นำมาคิดสร้างสรรค์กลายเป็นผลงานที่สร้างขึ้นเป็นวัฎจักร  ระบบ  กระบวนการของมนุษย์ ที่คิดสร้างขึ้นโดยอาศัยแนวความคิดเดิมที่มีมาแต่กำเนิด หรือเกิดขึ้นเองโดยธรรมชาติมาผนวกเข้าด้วยกัน โดยอาศัยแนวความคิดสร้างระบบที่ต่อเนื่องขึ้น เช่น  สูตรคำนวณต่าง ๆ

 

หน่วยระบบกับการทำงานสัมพันธ์กันอย่างไร

            หน่วยระบบเป็นหน่วยของการทำงาน (A system is a working unit)  มีปัจจัยนำเข้า ปัจจัยการผลิต ผลผลิต ซึ่งทั้งหมดมีขอบเขตเฉพาะหน่วยที่สร้างขึ้น หน่วยระบบ คือ การรวมตัวกันขององค์ประกอบ โดยมีแบบแผนความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบเหล่านั้น

            หน่วยการทำงานเป็นการนำระบบต่างๆ มาสัมพันธ์ต่อเนื่องกัน จนเกิดเป็นองค์ความรู้ที่ไม่มีที่สิ้นสุด ซึ่งองค์ประกอบอาจไม่คงที่ก็ได้ พิจารณาจากการก่อตั้งองค์การต่างๆ ย่อมมีส่วนประกอบของจาก คน ที่จัดเข้าเป็นระบบที่มีเป้าหมายองค์การเป็นที่ตั้ง  มีการจัดระบบการทำงานที่แตกต่างกันไป แต่ผลของการรวมระบบดังกล่าวส่งผลให้เกิดผลผลิตจากองค์การ โดยมีปัจจัยนำเข้า

            เมื่อเราเข้าใจระบบต่างๆ ที่เกิดขึ้นแล้วนำมาจัดการบริหารงานในองค์การ โดยยึดรูปแบบต่างๆ ที่เอื้อต่อกัน ไม่ว่าระบบการบริหารการจัดการภายในองค์การที่มีความยืดหยุ่น แต่มีเป้าหมายที่แน่นอน ทุกส่วนในองค์การหากเกิดปัญหาขึ้น ผู้บริหารไม่ควรมองแต่จุดใดจุดหนึ่งเป็นเหตุที่ก่อให้เกิดปัญหา หากมองลึกลงไปว่า เมื่อทุกส่วนสัมพันธ์กัน เมื่อมีปัญหาทุกส่วนต้องรับผิดชอบร่วมกัน และควรหาทางแก้ปัญหาที่รากเง้าของที่มาของปัญหา แต่ไม่แก้เฉพาะที่เกิดปัญหา แล้วแก้เฉพาะส่วนนั้นๆ  เพราะหากกระทำเช่นนั้น ปัญหาย่อมไม่หมด  เพราะมันเป็นปัญหาที่เกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กัน และเป็นปัญหาในภาพรวมที่ผู้บริหารต้องมองให้เห็นทั้งหมด (The whole )

           

การคิดเชิงระบบกับการพัฒนาองค์การ

            การคิดเชิงระบบเกี่ยวกับองค์การ คือ องค์การที่มีประสิทธิภาพ ต้องนำระบบการคิดเชิงระบบมาจัดการระบบต่างๆ ในองค์การให้สอดคล้องสัมพันธ์กัน องค์การประกอบด้วยส่วนประกอบต่างๆ ที่เชื่อมสัมพันธ์กันอย่างแยกไม่ออก ทั้งหมดรวมเป็นหนึ่งเดียวกัน การคิดเชิงระบบจะไม่มองเฉพาะฝ่ายผลิต ฝ่ายการตลาด ฝ่ายพัฒนาองค์การ ฝ่ายขาย ฝ่ายวิศวกรรม หรือฝ่ายบัญชี  ถ้าเรายังเราคิดเชิงระบบไม่เป็นเราจะมองว่า ฝ่ายผลิตคือองค์การ ฝ่ายบุคคล ฝ่ายขาย คือองค์การ เมื่อเกิดปัญหาขึ้นเราก็จะมองเฉพาะการแก้ปัญหาที่จุดนั้นหรือมองเฉพาะส่วนที่คิดว่าเป็นปัญหา แล้วแก้เฉพาะส่วนนั้น และคิดว่าตนแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้ และมองว่านั่นคือการแก้ปัญหาองค์การ

 

 

            การคิดเชิงระบบที่แท้จริง เราจะมองเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เกิดจากองค์การแต่ไม่ใช่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งเท่านั้น ปัญหาทุกอย่างมันสัมพันธ์เกี่ยวเนื่องกันจนไม่สามารถแยกออกจากกันได้

            ธุรกิจหรือการทำงานใดๆ ของมนุษย์ล้วนเป็นระบบทั้งสิ้น การกระทำทุกอย่างจะถูกโยงด้วยสายใยแห่งความสัมพันธ์กันและกันตลอดเวลา แต่เราไม่สามารถมองเห็นได้ในทันที ต้องใช้เวลากว่าเหตุการณ์หนึ่งจะเกิดขึ้น โดยที่เราไม่รู้ตัว โดยเฉพาะหากปรากฏการณ์ที่มีเราอยู่ร่วมด้วยยากที่จะมองเห็น เช่น ครอบครัวที่ลูกติดยาเสพติด พ่อแม่จะไม่มองเลยว่าเหตุการณ์นั้นตนเป็นต้นเหตุที่ส่งเสริมให้เกิดขึ้น เรามองไม่เห็นกระสวนแห่งความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในครอบครัวเรา

 

แก่นแท้ของการคิดเชิงระบบ

            1.มองเห็นความสัมพันธ์กันและกัน ไม่ใช่มองเหตุผลเป็นเส้นตรงต่อๆ  กันไปเท่านั้น

2.มองเห็นกระบวนการเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่มองสิ่งต่างๆ  ที่เกิดขึ้นเท่านั้น

 

เทคนิคการคิดเชิงระบบ

1.           ยอมรับตนเองและเปลี่ยนใจตนเองให้ได้ว่าตนคือส่วนประกอบที่สำคัญที่เชื่อมโยงกับสิ่งต่าง ๆ

2.           ฝึกการมองภาพรวมแทนสิ่งเล็กๆ  แล้วค่อยมองย้อยกลับ

3.           เข้าใจธรรมชาติของระบบ และทุกสรรพสิ่งในโลกล้วนเป็นระบบสัมพันธ์กัน

4.           มองเห็นกระบวนการเปลี่ยนแปลง และปัจจัยต่างๆ  ที่เอื้อต่อระบบ

5.           มองเห็นวัฏจักรของเหตุปัจจัย (Circles of Causality ) และการส่งผลย้อนกลับ

6.           เปิดอิสระในเรื่องการคิด ไม่ตีกรอบ  ครอบงำความคิดคนอื่น

7.           ส่งเสริมสนับสนุนให้ทุกคนเกิดแรงร่วมในการสร้างความสัมพันธ์

8.           ฝึกการแก้ปัญหาที่สาเหตุแท้แก้ที่อาการเกิดปัญหา

9.           ยึดหลักการเรียนรู้ในองค์การเป็นส่วนประกอบคือ การเป็นนายตนเอง ลบความเชื่อฝังใจแต่อดีต สร้างความใฝ่ฝันถึงอนาคตร่วมกัน (Shared Vision ) และฝึกการเรียนรู้ของทีม

ตังอย่าง องค์การที่พัฒนาความใฝ่ฝันถึงอนาคตร่วมกันแต่เพียงอย่างเดียว แต่ขาดความเข้าใจอย่างลึกซึ้งในแรงต้านทานต่างๆ ที่จะต้องควบคุมให้ได้เพื่อให้มันเคลื่อนจากจุดหนึ่งไปสู่จุดหนึ่ง คือต้องอาศัยความเข้าใจอันลึกซึ้งถึง  โครงสร้างระบบ

ที่เป็นแรงที่มีอิทธิพลยิ่งความใฝ่ฝันอันสูงส่งนั้นไม่อาจปฏิบัติได้จริง การคิดเชิงระบบต้องมีความใฝ่ฝัน ความเชื่อฝังใจ ความเป็นนายตนเอง และการเรียนรู้ของทีม การสร้างให้เกิดความใฝ่ฝันร่วมจึงเป็นการส่งเสริมให้คนมีความรับผิดชอบระยะยาว วินัยความเชื่อฝังใจจึงมุ่งที่ให้เปิดเผยตนเอง รับรู้ถึงความบกพร่องต่างๆ อันเกิดจากการมองเฉพาะส่วนของตนเอง การเรียนรู้ของทีม คือ การพัฒนาทักษะของกลุ่มคนในการค้นหาปัญหาร่วมกัน  วินัยการเป็นนายตนเองจะส่งเสริมให้บุคคลพัฒนาตนเอง สร้างกำลังใจให้แก่ตนเองในอันที่จะเรียนรู้ว่าการกระทำของเราเองมีผลกระทบต่อโลกอย่างไร ถ้าไม่เป็นนายตนเอง และพัฒนาตนเอง คนก็จะมีจิตใจที่คอยคิดแต่แก้เท่านั้น แต่ไม่เคยคิดที่จะสร้างและพัฒนาตนเองให้อยู่อย่างมีความสุข การคิดเชิงระบบเป็นวินัยสำหรับการมองให้เห็น โครงสร้าง ที่อยู่เบื้องหลังสถานการณ์ยุ่งยากทั้งหลาย และเพื่อให้มองเห็นพลังคานงัดที่สูง และอะไรคือคานงัดที่ต่ำ และเราจะสร้างความสมดุลย์ (Balance) ให้เกิดขึ้นอย่างไร  ในสถานการณ์ที่มีความสลับซับซ้อนทั้งหลาย จะมีความสลับซับซ้อนทางด้านโครงสร้าง  อยู่เบื้องหลังเสมอ

 

การมองให้เห็นวัฏจักรของเหตุปัจจัยมองอย่างไร ?

            การฝึกปฏิบัติการคิดเชิงระบบจะเริ่มทำความเข้าใจในเรื่องการส่งผลย้อนกลับ (Feedback)  ของระบบซึ่งจะทำให้เราเห็นว่าการกระทำต่างๆ  อาจก่อให้เกิดแรงเสริมและ แรงต้านพร้อมๆ  กัน  หรืออาจเกิดแรงสมดุลย์กันละกันขึ้น  การเริ่มตรงนี้ย่อมเป็นการเรียนรู้ถึงจุดต่างๆ  ของโครงสร้างทั้งหลายที่เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีกเป็นวัฏจักร

            วัฏจักรคืออะไร?  วัฏจักร คือ วงจรของระบบที่เกิดขึ้น  ซึ่งเราไม่สามารถมองเห็นได้ เรามักมองเรื่องต่างๆ  ในลักษณะเส้นตรง หากเราไม่สามารถมองเห็นวัฏจักรของสิ่งต่างๆ ได้  ต่อไปจะกลายเป็นอุปสรรค เช่น การพูดว่า  ฉันกินข้าว มีวัฏจักรการคิดดังนี้

 

 

 

 

 

 

 

ฉันกินข้าว

 

วัฏจักร

        ฉันหิว                     แรงขับ                            ความต้องการ         ความเครียด    

 

 

       ตักข้าว                  ปริมาณข้าวในจาน           ท้องอิ่ม                  บังคับให้หยุด

 

       เวลาผ่านไป                 ฉันหิว                                  ฉันกินข้าว

 

 

          เราจะเห็นว่าทั้งหมดถ้าเราคิดว่ามีระบบ ทุกสิ่งล้วนเป็นวัฏจักรที่สัมพันธ์ต่อเนื่องกันไปตลอดไม่มีที่สิ้นสุด

 

การคิดเชิงระบบทางอ้อม

            การคิดเป็นพฤติกรรมทางสมอง ที่สมองกระทำกับวัตถุความคิด (Object of  thinking) ซึ่งเรียกว่า มโนมติ (Concept)  มโนมติของคนเราอาจมีหลายมติ ซึ่งเกิดขึ้นจากประสบการณ์ และการคิดขึ้นเองจากโลกแห่งความเป็นจริง หรือจินตนาการจากโลกมายาก็ได้

            การคิดที่เป็นประโยชน์ต่อชีวิตมนุษย์มีหลายรูปแบบ โดยเฉพาะการคิดเชิงระบบ เป็นวิธีการคิดเชิงบูรณาการ เป็นการขยายขอบเขตการคิดของเราที่มีต่อเรื่องนั้นๆ  ออกไป โดยไม่ด่วนสรุปหรือตัดสินใจ แต่พิจารณาเรื่องนั้นอย่างละเอียดถี่ถ้วน ทุกมุมมอง เปิดโอกาสให้ความคิดของคนเราได้มีการเชื่อมโยง เพื่อหาความเป็นไปได้ใหม่ๆ ได้มุมมองใหม่ๆ เห็นแนวทางแก้ปัญหาที่ดีกว่าสร้างสรรค์ รวมทั้งให้เห็นความสัมพันธ์แบบเชื่อมโยงระหว่างเรื่องนั้นกับปัจจัยอื่นที่เกี่ยวข้อง

            การขยายขอบเขตการคิด เป็นการขยายมุมมอง 5 ด้าน ได้แก่

1.           การมององค์รวม ( Holistic view )

2.           มองสหวิทยาการ หลาย ๆ อย่างเข้าด้วยกัน

3.           มองอย่างอุปมา อุปนัย

4.           มองประสานขั้วตรงกันข้าม

5.           มองทุกฝ่ายมองทุกฝ่ายชนะ WIN-WIN

1. การมององค์รวม  ( Holistic view )  เป็นการมองให้ครบทุกส่วนที่เกี่ยวข้อง เช่น พิจารณาว่าเรื่องนั้นเกี่ยวกับใครบ้าง เกี่ยวข้องอย่างไร อะไรเป็นสาเหตุ ผลกระทบเกี่ยวเนื่องที่จะเกิดขึ้นมีอะไรบ้าง

2. มองสหวิทยาการ คือ การมองหลายๆ อย่างเข้าด้วยกัน เป็นการคิดเชิงบูรณาการ พยายามคิดออกนอกกรอบ พยายามเชื่อมโยงกับแกนหลักของเรื่องที่ต้องการหาคำตอบ   เพื่อการมองเรื่องดังกล่าวชัดเจนขึ้น

            3. มองอย่างอุปมาอุปนัย เป็นการมองขยายกรอบความคิด เป็นการเปิดโอกาสให้สมองได้ใช้ศักยภาพอย่างเต็มที่ในการเรียนรู้ และทำความเข้าใจต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น โดยใช้เหตุผลแบบอุปนัย (inductive thinking) หรือใช้กรอบความรู้ที่ได้พิสูจน์แล้วมาตอบ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของการคิดเชิงบูรณาการ

4.  มองประสานขั้วตรงกันข้าม  เป็นการมองแนวคิดหนึ่งปฏิเสธแนวคิดหนึ่ง  หรือเชื่อว่าแนวคิดหนึ่งเป็นจริง แนวคิดที่เหลือเป็นเท็จ โดยเปิดใจข้ามสะพานเชื่อมขั้นคิดตรงกันข้าม หรือสร้างดุลยภาพ ทำให้เกิดความพอดี

5.   มองทุกฝ่ายชนะ WIN-WIN  ครอบคลุมความพอใจทุกฝ่าย ซึ่งเป็นการขยายกรอบความคิดจากวิธีแก้ปัญหาทั่วไป  ปกติการแก้ปัญหาคือ การกำหนดทางเลือก

 

ข้อมูล, สารสนเทศ และการจัดการ    ข้อมูล (Data) หมายถึงค่าความจริง ซึ่งแสดงถึงความเป็นจริงที่ปรากฏขึ้น เช่น ชื่อพนักงานและจำนวนชั่วโมงการทำงานในหนึ่งสัปดาห์, จำนวนสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า เป็นต้น ข้อมูลมีหลายประเภท เช่น ข้อมูลตัวเลข ข้อมูล ตัวอักษร ข้อมูลรูปภาพ ข้อมูลเสียงและข้อมูลภาพเคลื่อนไหว ซึ่งข้อมูลชนิดต่างๆ เหล่านี้ใช้ในการนำเสนอค่าความจริงต่างๆ โดยค่าความจริงที่ถูกนำมาจัดการและปรับแต่งเพื่อให้มีความหมายแล้ว จะเปลี่ยนเป็นสารสนเทศ     สารสนเทศ (Information) หมายถึงกลุ่มข้อมูลที่ถูกจัดการตามกฎหรือ ถูกกำหนดความสัมพันธ์ให้ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นเกิดประโยชน์หรือมีความหมายเพิ่มมากขึ้น ประเภทของสารสนเทศขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น จำนวนยอดขายของตัวแทนจำหน่ายแต่ละคนในเดือนมกราคมจัดเป็นข้อมูล เมื่อนำมาประมวลผลรวมกันทำให้ได้ยอดขายรายเดือนของเดือนมกราคม ทำให้ผู้บริหารสามารถนำยอดขายรายเดือนมาพิจารณาว่ายอดขายเป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรหรือไม่ได้ง่ายขึ้น ยอดขายรายเดือนนี้จึงจัดเป็นสารสนเทศ หรือตัวอย่าง เช่น ตัวเลข 1.1, 1.5, และ 1.6 จัดเป็นข้อมูลตัวเลข เนื่องจากเป็นค่าความจริงซึ่งยังไม่สามารถแปลความหมายใดๆ ได้แต่ข้อมูลเหล่านี้จัดเป็นสารสนเทศเมื่ออยู่ในสภาพแวดล้อมที่บ่งบอกความหมายของข้อมูลได้มากขึ้น เช่น เมื่อกล่าวว่า ตัวเลขเหล่านี้คือยอดขายประจำเดือนมกราคม กุมภาพันธ์และมีนาคม โดยมีหน่วยเป็นหลักล้าน จะทำให้ตัวเลขทั้ง 3 มี ความหมายเกิดขึ้น หรืออาจกล่าวได้ว่ายอดขายเฉลี่ยระหว่างเดือนมกราคมถึงมีนาคมมีค่าเท่ากับ 1.4 ล้าน จัดเป็น สารสนเทศที่เกิดขึ้นจากข้อมูลตัวเลขทั้ง 3    ขบวนการ (Process) หมายถึงการแปลงข้อมูลให้เปลี่ยนเป็นสารสนเทศหรือกล่าวได้ว่า ขบวนการคือกลุ่มของงานที่สัมพันธ์กัน เพื่อทำให้เกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ รูปที่ 1 แสดงขบวนการแปลงข้อมูลเป็นสารสนเทศ

 

รูปที่ 1 ขบวนการแปลงข้อมูลเป็นสารสนเทศ

 

การจัดการ (Management) หมายถึงการบริหารอย่างมีระบบ ซึ่งประกอบด้วยการกำหนดเป้าหมายและ ทิศทางขององค์กรและการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น ซึ่งจะต้องมีการวางแผน การจัดการ การกำหนดทิศทางและการควบคุมเพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม แนวคิดของระบบและการทำตัวแบบ     ระบบ (System) หมายถึงกลุ่มส่วนประกอบหรือระบบย่อยต่างๆที่มีการทำงานร่วมกัน เพื่อให้ ประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ โดยส่วนประกอบและความสัมพันธ์ระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ในระบบ จะเป็นตัวกำหนดว่าระบบจะสามารถทำงานได้อย่างไร เพื่อให้ผลลัพธ์ที่ได้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ โดยระบบแต่ละระบบถูกจำกัดด้วยขอบเขต (System Boundary) ซึ่งจะเป็นตัวแยกระบบนั้นๆ ออกจากสิ่งแวดล้อม ดังแสดงความสัมพันธ์ของส่วนต่างๆในระบบดังรูปที่ 2

 

รูปที่ 2 ความสัมพันธ์ของส่วนต่างๆ ในระบบ

 

ประเภทของระบบ ระบบสามารถแบ่งเป็นประเภทต่างๆได้หลายกลุ่ม ดังนี้ 1. ระบบอย่างง่าย(Simple) และระบบที่ซับซ้อน (Complex) - ระบบอย่างง่าย (Simple) หมายถึง ระบบที่มีส่วนประกอบน้อยและความสัมพันธ์หรือการโต้ตอบระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ไม่ซับซ้อน ตรงไปตรงมา - ระบบที่ซับซ้อน (Complex) หมายถึง ระบบที่มีส่วนประกอบมากหลายส่วน แต่ละส่วนมีความสัมพันธ์และมีความเกี่ยวข้องกันค่อนข้างมาก 2. ระบบเปิด(Open) และระบบปิด (Close) - ระบบเปิด (Open) คือ ระบบที่มีการโต้ตอบกับสิ่งแวดล้อม - ระบบปิด (Close) คือ ระบบที่ไม่มีการโต้ตอบกับสิ่งแวดล้อม 3. ระบบคงที่ (Static) และระบบเคลื่อนไหว (Dynamic) - ระบบคงที่ (Static) คือ ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงน้อยมากเมื่อเวลาผ่านไป - ระบบเคลื่อนไหว (Dynamic) คือ ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและมีการเปลี่ยนแปลงอย่างคงที่ตลอดเวลา 4. ระบบที่ปรับเปลี่ยนได้ (Adaptive) และระบบที่ปรับเปลี่ยนไม่ได้ (Nonadaptive) - ระบบที่ปรับเปลี่ยนได้ (Adaptive) คือระบบที่สามารถเปลี่ยนแปลงเพื่อตอบโต้กับสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้ - ระบบที่ปรับเปลี่ยนไม่ได้ (Nonadaptive) คือระบบที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลง เพื่อตอบโต้กับสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปได้ 5. ระบบถาวร (Permanent) และระบบชั่วคราว (Temporary) - ระบบถาวร(Permanent) คือระบบที่มีอยู่ในช่วงระยะเวลายาวนาน - ระบบชั่วคราว(Temporary) คือระบบที่มีอยู่เพียงช่วงระยะเวลาสั้นๆ

 

ประสิทธิภาพของระบบ ประสิทธิภาพของระบบสามารถวัดได้หลายทาง ได้แก่     ประสิทธิภาพ (Efficiency) คือการวัดสิ่งที่ถูกผลิตออกมา หารด้วยสิ่งที่ถูกใช้ไป สามารถแบ่งช่วงจาก 0 ถึง 100% ตัวอย่างเช่น ประสิทธิภาพของเครื่องมอเตอร์เครื่องหนึ่งคือพลังงานที่ผลิตออกมา (ในรูปของงานที่ทำเสร็จ) หารด้วยได้พลังงานที่ใช้ไป (ในรูปของไฟฟ้าหรือเชื้อเพลิง) เครื่องมอเตอร์บางเครื่องมีประสิทธิภาพ 50% หรือน้อยกว่า เนื่องจากพลังงานสูญเสียไปในการเสียดทาน และกำเนิดความร้อน    ประสิทธิผล (Effectiveness) คือการวัดระดับการประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายของระบบ สามารถคำนวณได้ด้วยการ หารสิ่งที่ได้รับจากการประสบผลสำเร็จจริง ด้วยเป้าหมายรวม เช่น บริษัทหนึ่งมีเป้าหมายในการลดชิ้นส่วนที่เสียหาย 100 หน่วย เมื่อนำระบบการควบคุมใหม่มาใช้อาจจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้ได้ ถ้าระบบควบคุมใหม่นี้สามารถลดจำนวนชิ้นส่วนที่เสียหายได้เพียง 85 หน่วย ดังนั้นระดับของประสิทธิผลของระบบควบคุมนี้จะเท่ากับ 85% การทำตัวแบบของระบบ     ในโลกแห่งความเป็นจริงค่อนข้างซับซ้อนและมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นเมื่อต้องการทดสอบความสัมพันธ์แบบต่างๆ และสังเกตผลที่เกิดขึ้น จึงจำเป็นต้องใช้ตัวแบบของระบบนั้นๆ แทนที่จะทดลองกับระบบจริง ตัวแบบ (Model) คือตัวแทนซึ่งเป็นแนวคิดหรือเป็นการประมาณเพื่อใช้ในการแสดงการทำงานของระบบจริง ตัวแบบสามารถช่วยสามารถสังเกตและเกิดความเข้าใจต่อผลลัพธ์อาจเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ในโลกแห่งความเป็นจริงได้ ตัวแบบมีหลายชนิด ได้แก่ 1. . TC = (V)(X)+FC โดยที่ TC = ค่าใช้จ่ายรวม V = ค่าใช้จ่ายผันแปรต่อหน่วย X = จำนวนหน่วยที่ถูกผลิต FC = ค่าใช้จ่ายคงที่       ในการสร้างตัวแบบแบบใดๆ จะต้องพยายามทำให้ตัวแบบนั้นๆสามารถเป็นตัวแทนระบบจริงได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้ได้ทางแก้ปัญหาของระบบที่ถูกต้องมากที่สุด

ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) คือระบบแบบเฉพาะเจาะจงชนิดหนึ่ง ซึ่งอาจกล่าวได้ว่าเป็นกลุ่มของส่วนประกอบพื้นฐานต่างๆ ที่ทำงานเกี่ยวข้องกันในการเก็บ (นำเข้า), จัดการ (ประมวลผล) และเผยแพร่(แสดงผล) ข้อมูลและสารสนเทศและสนับสนุนกลไกลของผลสะท้อนกลับ เพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ ระบบสารสนเทศประกอบด้วย ส่วนหลักดังรูปที่ 3

 

รูปที่ 3 ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ

 

1. ส่วนที่นำเข้า (Inputs) ได้แก่การรวบรวมและการจัดเตรียมข้อมูลดิบ ส่วนที่นำเข้านี้สามารถมีได้หลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็นการโทรเข้าเพื่อขอข้อมูลในระบบสอบถามเบอร์โทรศัพท์ ข้อมูลที่ลูกค้ากรอกในใบ สอบถามการให้บริการของร้านค้าฯลฯ ขึ้นอยู่กับส่วนแสดงผลที่ต้องการ ส่วนที่นำเข้านี้อาจเป็นขบวนการที่ทำด้วยตัวเองหรือเป็นแบบอัตโนมัติก็ได้ เช่นการอ่านข้อมูลรายชื่อสินค้าและรายราคาโดยเครื่องอ่าน บาร์โค้ดของห้างสรรพสินค้า จัดเป็นส่วนที่นำเข้าแบบอัตโนมัติ    2. การประมวลผล (Processing) เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนและการแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปของส่วนแสดงผลที่มีประโยชน์ ตัวอย่างของการประมวลผลได้แก่การคำนวณ การเปรียบเทียบ การเลือกทางเลือกในการปฏิบัติงานและการเก็บข้อมูลไว้ใช้ในอนาคต โดยการประมวลผลสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือสามารถใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยก็ได้ ตัวอย่างเช่น ระบบคิดเงินเดือนพนักงาน สามารถคิดได้จากการนำจำนวน ชั่วโมงการทำงานของพนักงานคูณเข้ากับอัตราค่าจ้างเพื่อให้ได้ยอดเงินรวมที่ต้องจ่ายรวม ถ้าชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์มากกว่า 40 ชั่วโมงอาจมีการคิดเงินล่วงเวลาให้ โดยเพิ่มเข้าไปกับเงินรวม จากนั้นอาจจะทำการหักภาษีพนักงาน โดยการนำเงินรวมมาคิดภาษีและนำเงินรวมมาลบด้วยภาษีที่คำนวณได้ จะทำให้ได้เงินสุทธิที่ต้องจ่ายให้กับพนักงาน    3. ส่วนที่แสดงผล (Outputs) เกี่ยวข้องกับการผลิตสารสนเทศที่มีประโยชน์ มักจะอยู่ในรูปของเอกสาร หรือรายงานหรืออาจะเป็นเช็คที่จ่ายให้กับพนักงาน รายงานที่นำเสนอผู้บริหารและสารสนเทศที่ถูกผลิตออกมาให้กับผู้ถือหุ้น ธนาคาร หรือกลุ่มอื่นๆ โดยส่วนแสดงผลของระบบหนึ่งอาจใช้เป็นส่วนที่นำเข้าเพื่อควบคุมระบบหรืออุปกรณ์อื่นๆ ก็ได้ เช่นในขบวนการผลิตเฟอร์นิเจอร์ พนักงานขาย ลูกค้า และ นักออกแบบเฟอร์นิเจอร์อาจจะทำการออกแบบเฟอร์นิเจอร์ซ้ำแล้วซ้ำเล่า เพื่อให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า โดยอาจจะใช้ซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการออกแบบนี้ด้วย จนกระทั่งได้ต้นแบบที่ตรงความต้องการมากที่สุด จึงส่งแบบนั้นไปทำการผลิต จะเห็นว่าแบบเฟอร์นิเจอร์ที่ได้จากการออกแบบแต่ละครั้งจะเป็นส่วนที่ถูกนำไปปรับปรุงการออกแบบในครั้งต่อๆ ไป จนกระทั่งได้แบบ สุดท้ายออกมา อาจอยู่ในรูปของสิ่งพิมพ์ที่ออกมาจากเครื่องพิมพ์หรือแสดงอยู่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์ที่เป็นอุปกรณ์แสดงผลตัวหนึ่งหรืออาจจะอยู่ในรูปของรายงานและเอกสารที่เขียนด้วยมือก็ได้    4. ผลสะท้อนกลับ (Feedback) คือส่วนแสดงผลที่ใช้ในการทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อส่วนที่นำเข้าหรือส่วนประมวลผล เช่น ความผิดพลาดหรือปัญหาที่เกิดขึ้น อาจจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลนำเข้าหรือทำการเปลี่ยนแปลงการประมวลผลเพื่อให้ได้ส่วนแสดงผลที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ระบบการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ถ้าทำการป้อนชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์เป็น 400 แทนที่จะเป็น 40 ชั่วโมง ถ้าทำการกำหนดให้ระบบตรวจสอบค่าชั่วโมงการทำงานให้อยู่ในช่วง 0-100 ชั่วโมง ดังนั้นเมื่อพบข้อมูลนี้เป็น 400 ชั่วโมง ระบบจะทำการส่งผลสะท้อนกลับออกมา อาจจะอยู่ในรูปของรายงานความผิดพลาด ซึ่งสามารถนำไปใช้ในการตรวจสอบและแก้ไขจำนวนชั่วโมงการทำงานที่นำเข้ามาคำนวณให้ถูกต้องได้

 

ตัวอย่าง เช่น ระบบล้างรถอัตโนมัติ ระบบสารสนเทศประกอบด้วย ส่วนหลักดังรูปที่ 3

 

ส่วนที่นำเข้า คือ รถที่สกปรก น้ำ และน้ำยาต่างๆ ที่ใช้ในการล้างรถ เวลาและพลังงานถูกใช้ในการปฏิบัติการล้างรถ ทักษะได้แก่ความสามารถเฉพาะอย่างจะถูกนำมาใช้ในการฉีดสเปรย์ ขัดโฟม และเป่าแห้ง ความรู้ถูกนำมาใช้ในการกำหนดขั้นตอนการทำงานของการล้างรถให้ทำงานไปตามขั้นตอนที่ถูกต้อง    การประมวลผล ประกอบด้วย ขั้นที่หนึ่ง การเลือกประเภทการล้างรถที่ต้องการ เช่น ล้างอย่างเดียว ล้างและขัดเงา ล้างและขัดเงาและเป่าแห้งฯลฯ และขั้นต่อไปทำการนำรถเข้าไปในเครื่องล้างรถ (สังเกตว่าในส่วนนี้จะเกิดกลไกของผลสะท้อนกลับขึ้น ได้แก่การประเมินผลของเจ้าของรถที่มีต่อขบวนการล้างรถที่กำลังเกิดขึ้น) จากนั้นของฉีดของเหลวจะฉีดน้ำ สบู่เหลว หรือครีมขัดเงาไปที่รถ ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่เลือกไว้ในตอนต้น     ส่วนที่แสดงผล คือรถที่สะอาดแล้ว จากตัวอย่าง จะเห็นว่าส่วนประกอบอิสระต่างๆ ในระบบล้างรถอัตโนมัติ เช่นเครื่องฉีดของเหลว แปลงสำหรับทางโฟม และเครื่องเป่าแห้ง ทำงานโต้ตอบกัน เพื่อให้รถสะอาดนั่นเอง ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ (Computer-Based Information Systems : CBIS)     ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ประกอบด้วย ฮาร์ดแวร์ (Hardware), ซอฟต์แวร์ (Software), ข้อมูล(Data), บุคคล (People), ขบวนการ (Procedure) และการสื่อสารข้อมูล (Telecommunication) ซึ่งถูกกำหนดขึ้นเพื่อทำการรวบรวม, จัดการ จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ รูปที่ 4 แสดงส่วนประกอบของระบบ สารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์

 

รูปที่ 4 ส่วนประกอบของสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์

 

1. ฮาร์ดแวร์ คืออุปกรณ์ทางกายภาพ ที่ใช้ในการรวบรวม การนำเข้า และการจัดเก็บข้อมูล, ประมวลผล ข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ และแสดงสารสนเทศที่เป็นผลลัพธ์ออกมา 2. ซอฟต์แวร์ ประกอบด้วยกลุ่มของโปรแกรมที่ใช้ในการปฏิบัติงานร่วมกับฮาร์ดแวร์และใช้ในการประมวลผลข้อมูลเป็นสารสนเทศ 3. ข้อมูล ในส่วนนี้หมายถึงข้อมูลและสารสนเทศที่ถูกเก็บอยู่ในฐานข้อมูล โดยฐานข้อมูล (Database) หมายถึงกลุ่มของค่าความจริงและสารสนเทศที่มีความเกี่ยวข้องกันนั่นเอง 4. บุคคล หมายถึงบุคคลที่ใช้งานและปฏิบัติงานร่วมกับระบบสารสนเทศ 5. ขบวนการ หมายถึงกลุ่มของคำสั่งหรือกฎ ที่แนะนำวิธีการปฏิบัติงานกับคอมพิวเตอร์ในระบบสารสนเทศ ซึ่งอาจได้แก่การแนะนำการควบคุมการเข้าใช้งานคอมพิวเตอร์, วิธีการสำรองสารสนเทศในระบบและวิธีจัดการกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ 6. การสื่อสารข้อมูล หมายถึงการส่งสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์เพื่อติดต่อสื่อสาร และช่วยให้องค์กรสามารถเชื่อมระบบคอมพิวเตอร์เข้ากับระบบเครือข่าย (Network) ที่มีประสิทธิภาพได้ โดยเครือข่ายใช้ในการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ไว้ด้วยกัน อาจจะเป็นภายในอาคารเดียวกัน ในประเทศเดียวกัน หรือทั่วโลก เพื่อให้สามารถสื่อสารข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้

 

ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการบริหาร     ระบบสารสนเทศที่มีการจัดการกับสารสนเทศและสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารให้เกิดประสิทธิผล เรียกว่าระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการ บริหาร โดยเน้นเรื่องการสนับสนุนการตัดสินใจในระดับการจัดการระดับต่างๆ ไม่เน้นที่การประมวลข้อมูลที่ได้จากการดำเนินการทางธุรกิจและเน้นที่โครงร่างของระบบควรจะถูกใช้ในการ จัดการการใช้งานระบบสารสนเทศ รูปที่ 5 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการบริหารและระดับของการจัดการ

 

รูปที่ 5 ความสัมพันธ์ระหว่างระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการบริหาร และระดับของการจัดการ

 

บทบาทของการจัดการในองค์กร ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ สนับสนุนบทบาทในการจัดการของผู้บริหาร ดังนี้ 1.การวางแผน (Plan) หมายถึง การกำหนดเป้าหมาย และกลยุทธ์ในการบริหารองค์กร 2. การจัดการ (Organize) หมายถึง การจัดสรรทรัพยากรที่ต้องการนำมาใช้ในองค์กร 3. การเป็นผู้นำ (Lead) หมายถึง การกระตุ้นพนักงาน เพื่อให้ปฏิบัติการให้บรรลุเป้าหมาย 4. การควบคุม (Control) หมายถึง การควบคุมดูแล เพื่อให้เกิดความก้าวหน้าไปยังเป้าหมายที่วางไว้     จากบทบาทในการจัดการต่างๆ ที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้น สารสนเทศจึงเป็นส่วนที่สำคัญมากในการที่ผู้บริหารจะดำเนินงานเหล่านี้ให้สำเร็จ เช่น สารสนเทศเกี่ยวกับการขาย, การผลิตและการเงิน เพื่อที่จะนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้ ควบคุมการปฏิบัติงานรายวันขององค์กร การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะต้องเป็นไปตามการจัดองค์กรและกลยุทธ์ขององค์กรนั้นๆ     ผู้จัดการต้องเป็นผู้กระทำและจัดการพฤติกรรมขององค์กรเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เช่นการควบคุมองค์กรให้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการทำงานหรือจะเป็นการตรวจสอบว่าบุคคลที่ได้รับมอบหมายงานไปนั้นสามารถปฏิบัติงานตามที่ต้องการได้หรือไม่ โดยอาจกำหนดให้มีการฝึกอบรมพนักงานก่อนเริ่มปฏิบัติงานนั้นๆ ผู้จัดการต่างๆ ต้องการสารสนเทศที่แตกต่างกัน เพื่อที่จะนำไปใช้ในการทำงานของตน ดังนั้นในส่วนต่อไปจะอธิบายถึงความต้องการของสารสนเทศของการจัดการในระดับต่างๆ

ระดับของการจัดการและการดำเนินการ ระดับของการจัดการ (Levels of Management)      การทำความเข้าใจระบบสารสนเทศแบบต่างๆ ภายในองค์กร และทราบว่าระบบต่างๆ สามารถรองรับความต้องการของการบริหารได้อย่างไร จำเป็นต้องทำความเข้าใจกับระดับของการจัดการระดับต่างๆ ขององค์กรก่อน ซึ่งระดับของการจัดการแบ่งออกเป็นระดับกลยุทธ์ (Strategic), ระดับยุทธวิธี (Tactical), และระดับปฏิบัติการ(Operation) ดังแสดงในรูปที่ 6 การปฏิบัติงานในระดับปฏิบัติการ (Operational)      ได้แก่การปฏิบัติงานในระดับที่ต่ำที่สุด ผู้ควบคุมการทำงานในระดับนี้ ต้องการรายละเอียดสารสนเทศที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน ตามขบวนการผลิตของบริษัทในแต่ละวัน การควบคุมการปฏิบัติการในระดับนี้จะต้องพิจารณาหาวิธีที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยขบวนการตัดสินใจในระดับนี้ต้องการสารสนเทศเกี่ยวกับ งานที่จะต้องปฏิบัติ, ทรัพยากรที่มีอยู่ ความร่วมมือที่ต้องการจากส่วนปฏิบัติงานอื่นๆ ภายในองค์กร, มาตรฐานและงบประมาณที่สามารถใช้ได้, และผลสะท้อนกลับที่ใช้ในการประเมินผลลัพธ์     หน้าที่ของผู้จัดการในระดับปฏิบัติการ ได้แก่ ทำการตัดสินใจจากข้อมูลที่ถูกเก็บไว้, กำหนดหน้าที่ในการทำงาน, และตรวจสอบการขนส่งให้เป็นไปตามนโยบายหรือกฎที่ผู้จัดการระดับยุทธวิธีกำหนดไว้ โดยสารสนเทศที่ใช้ในการจัดการระดับนี้จะต้องมีรายละเอียดมาก, มีความแม่นยำสูงและเกิดขึ้นมาจากการทำงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำและประกอบด้วยรายการข้อมูลรายวันที่แสดงถึงการผลิต, การขายและการเงินในแต่ละวัน การปฏิบัติงานในระดับยุทธวิธี (Tactical)      การควบคุมการจัดการในระดับยุทธวิธีจะเกี่ยวกับการจัดหาและการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการจัดการระดับสูง ผู้จัดการในระดับนี้ทำหน้าที่ในการวางแผนงานสำหรับหน่วยปฏิบัติงานระดับล่าง เช่น ศูนย์กลางการขายและการผลิต เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร ผู้จัดการระดับกลางนี้ต้องการรายงานสรุปจากการปฏิบัติงานของบริษัท เพื่อใช้ในการ ตัดสินใจเชิงยุทธวิธี เพื่อที่จะปฏิบัติตามนโยบายการตัดสินใจที่ถูกกำหนดมาจากระดับบนหรือระดับกลยุทธ์ของบริษัท     สิ่งสำคัญที่ผู้จัดการในระดับปฏิบัติการและระดับยุทธวิธีต้องการใช้ในการตัดสินใจได้แก่ รายงานสรุปที่ เหมาะสมกับความต้องการ โดยสารสนเทศในระดับนี้จะเป็นสารสนเทศที่เกิดขึ้นในระยะยาวมากขึ้น เช่น สารสนเทศเกี่ยวกับสถานภาพทางการเงินของบริษัท สามารถนำมาใช้ในการทำนายสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้แม่นยำมากขึ้น การปฏิบัติงานในระดับกลยุทธ์ (Strategic)     การจัดการเชิงกลยุทธ์เกี่ยวข้องกับการกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์กร โดยหน่วยงานต่างๆ จะต้องปฏิบัติตามกลยุทธ์ที่กำหนด เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร ผู้จัดการระดับกลยุทธ์จะทำการกำหนดนโยบายและตัดสินใจด้านการเงิน, ด้านบุคลากร, ด้านสารสนเทศและด้านแหล่งเงินทุนที่ต้องการ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร การตัดสินใจที่เกิดขึ้นจะเกี่ยวกับการกำหนดทิศทางขององค์กร รวมทั้งการผลิตสินค้าใหม่, ลงทุนในตลาดใหม่และการใช้เทคโนโลยีในการผลิตใหม่ๆ     จากรูปที่ 5 (ในหน้าที่ผ่านมา) แสดงสัดส่วนระหว่างจำนวนบุคคลภายในองค์กร ที่ทำการตัดสินใจในระดับการจัดการระดับต่างๆ และแสดงความสัมพันธ์ระหว่างการตัดสินใจในทั้ง 3 ระดับ จากรูปสรุปได้ว่าในองค์กรจะมีผู้ที่ทำงานในระดับปฏิบัติการ(ทำงานในระดับล่าง) จำนวนมากและที่ระดับสูงขึ้น (ระดับยุทธวิธี) มีจำนวนผู้ทำงานน้อยลงและที่ระดับกลยุทธ์จะมีจำนวนน้อยที่สุด การตัดสินใจจะเกิดขึ้นจากระดับบนลงมาระดับล่าง การตัดสินใจของระดับล่างจะขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของระดับที่สูงกว่า ในขณะที่สานสนเทศที่ใช้ในการตัดสินใจจะเกิดขึ้นจากระดับล่างขึ้นไปสู่ระดับบน โดยสาสนเทศระดับบนเกิดจากการสรุปข้อมูลที่ได้จากระดับที่อยู่ต่ำกว่า ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems)    ระบบประมวลผลรายการ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการเปลี่ยนข้อมูลดิบจากการปฏิบัติงานให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องจักรสามารถอ่านได้, เก็บรายละเอียดรายการ, ประมวลผลรายการและสั่งพิมพ์รายละเอียดรายการ ออกมาได้ รายการ (Transaction) คือ การกระทำพื้นฐานที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการทางธุรกิจ เช่น การขายสินค้า การจองตั๋วเครื่องบิน การซื้อสินค้าผ่านเครดิตการ์ดและการสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง จัดเป็นรายการทั้งสิ้น ระบบประมวลผลรายการนิยมใช้ในการประมวลผลบัญชี, การขาย, หรือประมวลผลข้อมูลสินค้าคงคลัง เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้เป็นที่ต้องการของระบบสารสนเทศอื่นๆในองค์กร รูปที่ 7 แสดงแนวคิดของระบบประมวลผลรายการ

 

รูปที่ 7 แนวคิดของระบบประมวลผลรายการ

 

ในการดำเนินการของระบบประมวลผลรายการ ข้อมูลถูกนำเข้าไปยังคอมพิวเตอร์ของระบบสารสนเทศ โดยใช้แป้นพิมพ์หรืออุปกรณ์อื่นๆ ข้อมูลจะถูกเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์จนกระทั่งพร้อมที่จะถูกประมวลผล หลังจากที่ข้อมูลถูกป้อนเข้าไปแล้ว จะเกิดการประมวลผลเพื่อเปลี่ยนข้อมูลเป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการจัดการ โดยระบบประมวลผลรายการจะทำการบันทึกรายการลงในฐานข้อมูลและผลิตเอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายการนั้นออกมา อาจอยู่ในรูปแบบของรายงาน, ตาราง, กราฟ,ภาพเคลื่อนไหว และเสียงฯลฯ ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้สารสนเทศนั้นๆ ระบบประมวลผลรายการสามารถแบ่งตามวิธีการประมวลผลข้อมูล ได้แก่ 1. ระบบการประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing System) ข้อมูลจากหลายๆรายการ จากผู้ใช้หลายๆ คน หรือจากช่วงเวลาหลายๆ ช่วง ถูกรวมเข้าด้วยกัน, นำเข้า และประมวลผลเหมือนเป็นกลุ่มเดียว ตัวอย่างเช่น ยอดขายรายวันซึ่งถูกประมวลผลเพียงวันละหนึ่งครั้ง จะใช้ระบบการประมวลผลแบบกลุ่มนี้เมื่อข้อมูลไม่จำเป็นต้องปรับปรุงทันที และเมื่อมีข้อมูลจำนวนมากที่คล้ายกัน ต้องถูกประมวลผลในครั้งเดียวกัน 2. ระบบการประมวลผลแบบออนไลน์ (Online Processing System) รายการถูกประมวลผลเมื่อเกิดรายการนั้นขึ้น แบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ 2.1 การประมวลผลเชิงรายการ (Transactional Processing) ข้อมูลถูกประมวลผลเมื่อป้อนข้อมูลเข้าโดยไม่ต้องเก็บไว้ประมวลผลในภายหลัง เช่น ระบบเช็ครายการสินค้าออกของร้านขายของชำ โดยระบบจะทำการออกใบเสร็จรับเงินที่แสดงรายการสินค้าทันทีหลังจากรายการสินค้าต่างๆ ที่ซื้อ ถูกประมวลผล 2.2 การประมวลผลแบบทันที (Real-time Processing) ใช้ในระบบควบคุม หรือระบบที่ต้องการให้เกิดผลสะท้อนกลับ เช่นขบวนการควบคุมอุณหภูมิของห้างสรรพสิน การทำงานของการประมวลผลแบบทันที สามารถไปมีผลกระทบกับตัวรายการนั้นๆ เอง ถ้าผู้ใช้หลายรายแข่งขันกันเพื่อใช้ทรัพยากรเดียวกัน เช่นที่นั่งบนเครื่องบิน หรือในชั้นเรียนพิเศษ

 

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ      ในการใช้การประมวลผลรายการทำให้การประมวลผลการดำเนินการด้านธุรกิจทำได้รวดเร็วขึ้นและลด ค่าใช้จ่ายในการควบคุมงานลงได้ แต่จะเห็นได้ชัดว่าข้อมูลที่เก็บได้จากการประมวลผลรายการ สามารถช่วยให้ผู้บริหารนำมาใช้ในการตัดสินใจในการดำเนินงานได้ดีขึ้น จึงจำเป็นต้องพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อช่วยสนับสนุนการทำงานด้านการจัดการของผู้บริหารขึ้นเรียกว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ     ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการหมายถึงกลุ่มของบุคคล, ขบวนการ,ซอฟต์แวร์, ฐานข้อมูล และอุปกรณ์ต่างๆ ที่ถูกจัดการเพื่อใช้ในการจัดการสารสนเทศที่เกิดขึ้นเป็นประจำให้แก่ผู้บริหารหรือผู้ทำการตัดสินใจ จุดประสงค์หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ อยู่ที่การดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพในด้านการตลาด, การผลิต, การเงิน และส่วนงานอื่นๆ โดยใช้และจัดเก็บข้อมูลลงในฐานข้อมูล ดังรูปที่ 8

 

รูปที่ 8 การใช้ข้อมูลจากระบบการประมวลผลรายการของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านต่างๆ

 

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ในการผลิตรายงานด้านการจัดการ ซึ่งจะใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจในระดับปฏิบัติงาน, ระดับยุทธวิธี และระดับกลยุทธ์ โดยรายงานที่เกิดขึ้นมีหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับระดับของการจัดการในองค์กรแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลักคือรายงานตามตารางเวลา (Scheduled Report), รายงานกรณียกเว้น (Exception Report) และรายงานตามคำขอ (Demand Report) 1. รายงานตามตารางเวลา แสดงข้อมูลการดำเนินงานขององค์กรที่เกิดขึ้นตามช่วงเวลา อาจจะเป็นช่วงรายวัน, รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปี มีลักษณะคล้ายกับข้อมูลต้นฉบับที่ผ่านการประมวลผลมาจากหน่วยงานต่างๆ แต่เพิ่มการจัดกลุ่มข้อมูลและการสรุปข้อมูลลงไป เพื่อช่วยให้ผู้จัดการในระดับล่างสามารถตัดสินใจในการดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ของผู้จัดการระดับสูงกว่าได้ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการด้านการผลิตต้องการรายงานรายวันของสินค้าที่มีตำหนิจากฝ่ายการผลิตและรายงานรายสัปดาห์ของจำนวนชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาที่เกิดขึ้นในสัปดาห์นั้น 2. รายงานกรณียกเว้น เป็นรายงานที่เกิดขึ้นตามเงื่อนไขบางอย่าง ซึ่งมักจะไม่ปกติ จึงจำเป็นจะต้องมี รายงานออกมา โดยในรายงานจะมีข้อมูลที่จำเป็นต่อผู้จัดการในการตรวจสอบหาสาเหตุของข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเท่านั้น เช่น ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทำการผลิตรายงานกรณียกเว้นเมื่อมีการทำงานล่วงเวลามากกว่า 10% ของเวลาการทำงานรวมทั้งหมด เมื่อผู้จัดการฝ่ายผลิตได้รับรายงาน จะทำการหาสาเหตุที่มีการทำงานล่วงเวลาเกินกว่าที่กำหนด ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากมีงานการผลิตมากหรือเกิดจากการวางแผนงานไม่ดี ถ้าเกิดขึ้นจากการวางแผนไม่ดีแล้วจะได้ทำการปรับปรุงแก้ไขแผนงานต่อไป 3. รายงานตามคำขอ เกิดขึ้นตามคำขอของผู้จัดการในหัวข้อที่ต้องการ ซึ่งรายงานอาจจะถูกกำหนดมาก่อนแล้ว แต่ไม่ทำการผลิตออกมาหรืออาจเป็นรายงานที่มีผลมาจากเหตุการณ์ที่ไม่เคยคาดคิดมาก่อนใน รายงานอื่น หรือจากข้อมูลภายนอก เช่น ถ้าผู้จัดการฝ่ายผลิตเห็นการทำงานล่วงเวลามากเกินกำหนดจากรายงานกรณียกเว้น อาจจะทำการร้องขอรายงานที่แสดงถึงสาเหตุที่เป็นไปได้ในการทำให้เกิดการทำงานล่วงเวลาเกินกำหนด อาจจะได้แก่รายงานที่แสดงงานในด้านการผลิตทั้งหมด, จำนวนชั่วโมงที่ต้องการในการทำงานแต่ละงาน, และจำนวนการทำงานล่วงเวลาของแต่ละงาน จะเห็นว่ารายงานนี้จะต้องใช้ข้อมูลที่รวบรวมอยู่ในฐานข้อมูล เพื่อนำเสนอข้อมูลที่จำเป็นต่อผู้จัดการต่อไป

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ ระบบสารสนเทศเป็นงานที่ต้องใช้ส่วนประกอบหลายอย่าง ในการทำให้เกิดเป็นกลไกในการนำข้อมูลมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ นักเรียนลองนึกดูว่า ถ้าต้องการประมวลผลรายงานการเรียนของนักเรียนได้อย่าง ถูกต้อง รวดเร็ว ทันการ ระบบการจัดการสารสนเทศนั้น เกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง ประการแรกคือ บุคลากรหรืออาจารย์ประจำชั้นที่เป็นผู้รับผิดชอบ หรืออาจารย์ผู้สอนแต่ละรายวิชา ประการที่สอง คือ หากมีการบันทึก ข้อมูลก็ต้องมีขั้นตอนการปฏิบัติงานของอาจารย์เป็นขั้นตอนที่กำหนดไว้ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง เมื่อไร อย่างไร ประการที่สาม คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องช่วยให้การทำงานให้ผลรวดเร็ว และคำนวณได้แม่นยำถูกต้อง ประการที่สี่ คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ช่วยทำให้คอมพิวเตอร์ทำงาน ตามที่ต้องการได้ ประการสุดท้ายคือ ตัวข้อมูลที่เป็นเสมือนวัตถุดิบที่จะได้รับการเปลี่ยนแปลงให้เป็นสารสนเทศตามที่ต้องการ

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์

 ระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วยส่วนประกอบหลัก 6 ส่วน คือ
 (1)  ฮาร์ดแวร์ (Hardware)  หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วง เช่นแป้นพิมพ์ เมาส์ หน่วยประมวลผลกลาง จอภาพ เครื่องพิมพ์ และอุปกรณ์อื่น ๆ ฮาร์ดแวร์จะทำงานตามโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ที่เขียนขึ้น

 (2) ซอฟต์แวร์ (Software) บางครั้งเรียกว่าโปรแกรม หรือชุดคำสั่งวัตถุประสงค์หลักของซอฟต์แวร์ที่สั่งให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน คือการประมวลผลข้อมูล (Data) ให้เป็นสารสนเทศ (Information)

(3) ข้อมูลหรือข้อสารสนเทศ (Dataหรือ Information)ในการประมวลผลข้อมูล คอมพิวเตอร์จะประมวลผลตามข้อมูลหรือข้อสนเทศที่ป้อนเข้าสู่หน่วยรับข้อมูล ดังนั้นข้อมูลจึงเป็นส่วนสำคัญอย่างหนึ่งในการประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศเพื่อการตัดสินใจ
ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่ได้จากการรวบรวม ซึ่งอาจจะเป็นตัวเลข ข้อความ รูปภาพ หรือเสียง เพื่อให้ระบบคอมพิวเตอร์ทำการประมวลให้ได้สารสนเทศ

สารสนเทศ หมายถึง สิ่งที่ได้จากการประมวลผลแล้ว ซึ่งในในบางครั้งสารสนเทศอาจจะเป็นข้อมูลเพื่อการประมวลผลให้ได้ข้อสนเทศอีกอย่างหนึ่งก็ได้ เช่น คะแนนสอบของนักศึกษาเป็นข้อมูล เมื่อผ่านการตัดเกรด จะได้เกรดเป็นสารสนเทศ และเมื่อนำเกรดนักศึกษาไปคำนวณหาค่าเฉลี่ย เกรดของนักศึกษาจะเป็นข้อมูล และสารสนเทศที่ได้คือเกรดเฉลี่ย (GPA)

(4) ผู้ใช้ (User) การทำงานของคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องให้ผู้ใช้สั่งงาน

(5) กระบวนการทำงาน (Procedure) เป็นขั้นตอนการทำงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์หรือข้อสนเทศจากคอมพิวเตอร์ ในการทำงานกัวบคอมพิวเตอร์จำเป็นที่ผู้ใช้จะต้องเข้าใจขั้นตอนการทำงานเพื่อให้ได้งานที่ถูกต้องและมีประสิทธภาพ

(6) บุคลากรทางสารสนเทศ (Information systems personnel) เป็นส่วนที่สำคัญของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์ เพื่อจัดการให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนทำงานร่วมกับผู้ใช้ อย่างใกล้ชิด

 นักวิชาการหลายท่านได้เสนอแนวคิดตามรายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการจัดระบบสารเทศ  ที่ผู้เขียนได้รวบรวมอันความสำคัญดังที่ อำรุง จันทวานิช และคณะ (2529 : 19) กล่าวว่า ในการผลิตสารสนเทศนั้นไม่ว่าจะใช้เครื่องมือประกอบการผลิต กระบวนการผลิตสารสนเทศมี 9 ขั้นตอนในการผลิตอาจใช้ทุกวิธีหรืออาจทำง่ายๆ โดยวิธีใดวิธีหนึ่งซึ่งเป็นเพียงการเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลที่มีอยู่เดิมเท่านั้นตามขั้นตอนดังนี้

1) การรวบรวม(Capturing) เป็นการดำเนินการเพื่อเก็บรวบรวมและบันทึกข้อมูลให้

อยู่ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งเพื่อการประมวลผลการรวบรวมข้อมูลทำได้หลายวิธีการ คือ

       (1) การรวบรวมข้อมูลโดยวิธีสังเกต

       (2) การรวบรวมข้อมูลจากการสัมภาษณ์

       (3) การรวบรวมข้อมูลโดยวิธีส่งแบบสอบถาม

       (4) การรวบรวมข้อมูลโดยวิธีการใช้แบบสำรวจ

       (5) การรวบรวมข้อมูลโดยวิธีการทดสอบ

2) การตรวจสอบ(Verification)เป็นการจัดหารายการข้อมูลที่ยังมีความผิดพลาด

ลักษณะคล้ายการทำความสะอาดวัตถุดิบก่อนนำเข้าสู่ระบบการผลิตความผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยๆเสมอ เช่น

       (1) ความผิดพลาดจากการเขียนเลขผิด

       (2) ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการเขียนตัวเลขสลับตำแหน่ง

3) การจำแนก ( Classfication) เป็นการกำหนดหรือแบ่งประเภทข้อมูลเป็นหมวด

หมู่ หรือเป็นกลุ่มตามคุณสมบัติของข้อมูลในลักษณะที่เหมาะสม จำแนกข้อมูลในลักษณะที่ย่อกว่าเดิม เข้าใจง่าย ใช้เวลาในการค้นคว้าน้อย ควรนำรหัสข้อมูลมาใช้

4) การจัดเรียงลำดับ (Arranging/Sorting) เป็นการวางโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล

(Data) ซึ่งมักประกอบด้วยทะเบียนข้อมูล (Record) หรือรายการข้อมูลมีแบบฟอร์มหรือตารางที่กำหนดไว้ตามโครงสร้างของการจำแนกข้อมูลนั้น

5) การสรุป (Summarizing) เป็นการดำเนินการสรุปเพื่อให้ข้อมูลมีความหมายขั้น

พื้นฐาน โดยการรวบรวมยอดของข้อมูลแต่ละรายการในระดับต่างๆ เป็นแฟ้มสรุประดับอำเภอกลุ่มโรงเรียน ระดับจังหวัด เพื่อเตรียมการคำนวณหาค่าดัชนีหรือสารสนเทศขั้นต่อไป

6) การคำนวณ (Calculation) เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะจัดกระทำข้อมูลให้เป็น

สารสนเทศโดยอาศัย กระบวนการทางวิทยาศาสตร์ กระทำกับข้อมูลในรูปสัมพันธ์ เช่นอัตราส่วน(Ratio) สัดส่วน (Proportion) และเลขดัชนี (Index number) เป็นต้น

7) การจัดเก็บ (Storing) เป็นการจัดเก็บทั้งที่เป็นข้อมูลพื้นฐาน และสารสนเทศไว้

ในสื่อต่างๆ ทั้งเป็นระบบการจัดกระทำด้วยมือ ซึ่งจัดเก็บโดยใช้ระบบแฟ้มหรือเอกสาร      และระบบจัดกระทำด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งจัดเก็บโดยใช้สื่อการจัดเก็บหลายชนิด  เช่น บัตรเจาะรูแผ่นแม่เหล็ก เทปแม่เหล็ก เทปกระดาษ จานแม่เหล็กเพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บ และการให้การบริการอย่างมีประสิทธิภาพทันต่อความต้องการของผู้ใช้จึงแบ่งข้อมูลออกเป็น 7 ประเภท ดังนี้

           (1) แฟ้มข้อมูลหลัก (Master files) เป็นแฟ้มชนิดที่บรรจุข้อมูลหลักข้อมูลพื้นฐานทางการศึกษา ซึ่งอาจจะแบ่งเป็นหลายแฟ้มตามการจำแนกประเภทข้อมูล เช่น แฟ้มข้อมูลนักเรียน แฟ้มข้อมูลครู แฟ้มข้อมูลบุคลากร แฟ้มข้อมูลงบประมาณ แฟ้มข้อมูลสิ่งอำนวยความสะดวก แฟ้มข้อมูลแผนการเรียน

           (2) แฟ้มข้อมูลย่อย (Transaction files) เป็นแฟ้มที่รวบรวมข้อมูลใหม่ล่าสุด

สำหรับการปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลหลักให้เป็นปัจจุบัน ข้อมูลประเภทนี้รวบรวมได้จากเอกสาร การลงทะเบียน การโยกย้ายบุคลากร ซึ่งเป็นข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้

           (3) แฟ้มดัชนี (Index files) เป็นแฟ้มเก็บดัชนีซึ่งใช้สำหรับชี้ที่อยู่ของทะเบียน

ข้อมูลว่าอยู่ในส่วนไหนของแฟ้มข้อมูลหลัก

           (4) แฟ้มตารางอ้างอิง (Table files) เป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้อ้างอิงได้แน่นอนตัวอย่างเช่น ตารางบัญชีเงินเดือน คาบการเรียนการสอน โปรแกรมการศึกษาหลักสูตรของ แต่ละระดับแฟ้มประเภทนี้มีหน้าที่ในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

           (5) แฟ้มข้อมูลสรุป (Summarized of report files) เป็นแฟ้มข้อมูลรวบรวมข้อสรุปต่างๆ ที่รวบรวมจากแฟ้มข้อมูลหลักซึ่งทำให้มีความหมายมากขึ้น รวมทั้งสารสนเทศ     ที่คำนวณได้ในรูปดัชนีทางการศึกษาต่างๆ แฟ้มข้อมูลประเภทนี้มีประโยชน์สำหรับการเตรียมเสนอรายงาน ต่อไป

           (6) แฟ้มข้อมูลเก่า (Archival of history files) เป็นแฟ้มข้อมูลย่อยหลังจาก

ปัจจุบันไป 5-10 ปี แต่ความจำเป็นแฟ้มข้อมูลประเภทนี้ใช้ประโยชน์เป็นพื้นฐานในการทำรายงานการศึกษาเปรียบเทียบการเขียนกราฟดูแนวโน้มรวมทั้งการคำนวณการคาดประมาณ

           (7) แฟ้มสำรอง (Back up files) เป็นแฟ้มข้อมูลในระบบการจัด เพื่อพิจารณา

ในด้านการบำรุงรักษาแฟ้มข้อมูล (Maintenance) และความปลอดภัย (Security) จำเป็นต้องมีระบบสำรองข้อมูล เพื่อป้องกันความเสียหายที่เกิดขึ้นจากการชำรุดหรือสูญหายของข้อมูลในแฟ้มข้อมูลที่สำคัญ

8) การเรียกใช้ (Retrieving) เป็นกระบวนการค้นหาและดึงข้อมูลที่ต้องการจากสื่อ

ที่ใช้เพื่อปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน หรือเพื่อให้บริการและตอบคำถามแก่ผู้ใช้

9) การเผยแพร่ (Disseminating) เป็นการเผยแพร่สารสนเทศให้กับผู้ใช้ในรูป

แบบต่างๆ ทั้งในแบบเอกสาร หรือการแสดงบนจอภาพ โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์

              ธนา จินดาวัฒนะ (2534) ได้สรุปการจัดสารสนเทศในด้านการดำเนินงานตามหน้าที่ของระบบสารสนเทศ 4 ขั้นตอน ดังนี้

             1) การเก็บรวบรวมข้อมูล (Data collection) หมายถึงการดำเนินการตามภารกิจดังต่อไปนี้

(1) การสำรวจวัตถุประสงค์และความต้องการสารสนเทศจากผู้ใช้

(2) การปรับปรุงแบบที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูล

(3) การคัดเลือกข้อมูลจากแบบรายงาน

(4) การพิจารณาเพิ่มเติมแหล่งในการจัดเก็บข้อมูล

(5) จำแนกหมวดหมู่ข้อมูลที่รวบรวมได้

(6) กำหนดเวลาในการเก็บข้อมูลแต่ละชนิด

(7) ดำเนินการจัดเก็บข้อมูล

(8) การมอบหมายบุคคลให้มีหน้าที่ในการดำเนินการ

 

        2) การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) หมายถึง การจัดประมวลผลหรือวิเคราะห์ผลที่เก็บข้อมูลรักษาไว้ ให้ผู้บริหารประกอบการตัดสินใจ รวมทั้งการประมวลผลตามความต้องการของผู้ใช้เป็นการเฉพาะเรื่อง วิธีการประมวลผลอาจกระทำด้วยมือ หรือเครื่องกลเป็นกระบวนการในการเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่กำหนดไว้

       3) การเก็บรักษาข้อมูล (Data storing) หมายถึง การดำเนินการดังนี้

(1) การคัดเลือกข้อมูลไว้ในสื่อต่างๆ

(2) การจำแนกตามหมวดหมู่ของข้อมูลเรียงลำดับ

(3) การแก้ไข และจัดกระทำข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน

(4) การจัดระบบข้อมูล

       4) การนำเสนอข้อมูล (Data Presentation) หมายถึง การกำหนดชนิดและรูปแบบของสารสนเทศเพื่อนำเสนอตามความเหมาะสมในการนำไปใช้ ซึ่งประกอบสื่อการนำเสนอวิธีการนำเสนอ และระยะเวลาในการนำเสนอโดยสรุปกระบวนการจัดระบบสารสนเทศ ประกอบด้วยส่วนที่มีความสำคัญ คือการรวบรวมข้อมูลการบันทึกข้อมูลการตรวจสอบข้อมูลหรือการการประมวลผลข้อมูลซึ่งอาจกระทำได้โดยใช้มือหรือใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อเป็นการคัดเลือกจำแนกแก้ไขข้อมูลให้เป็นปัจจุบันตลอดจนการจัดระบบข้อมูล และสามารถนำเสนอข้อมูลเมื่อมีการใช้ทั้งในด้านการบริการ

การจัดระบบสารสนเทศของสถานศึกษา

ในเขตพื้นที่การศึกษากรุงเทพมหานคร เขต 1

The Management of Information Systems of School in Bangkok Metropolis Education Service Area,Zone1

 

เกี่ยวกับผู้วิจัย

ชื่อ-สกุล                 นางเพลินพิศ  หยาดผกา

วัด เดือน ปีเกิด       26 มกราคม 2496

สถานที่เกิด   กรุงเทพมหานครฯ

การศึกษา              พ.ศ. 2527   คุรุศาสตร์บัณฑิต สาขาบริหารการศึกษาวิทยาลัยครูพระนคร

พ.ศ. 2548   ครุรุศาสตร์มหาบัณฑิต สาขาบริหารการศึกษา มหาวิทยาลัยราชภัฎสวนสุนันทา

สถานที่ทำงาน        โรงเรียนโยธินบูรณะ  กรุงเทพมหานครฯ

 

บทคัดย่อ

          ผู้วิจัยทำการวิจัยเชิงสำรวจเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ เพื่อจัดระบบสารสนเทศของสถานศึกษาช่วงชั้นที่3-4 ในเขตการศึกษากรุงเทพมหานครฯ เขต1 โดยเน้นระบบสารสนเทศงานวิชาการ ในโรงเรียนขนาดใหญ่พิเศษ 15 แห่ง ขนาดใหญ่ 13 แห่ง ขนาดกลาง 10 แห่ง และขนาดเล็ก 1 แห่ง วิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้ค่าความถี่     ร้อยละค่าเฉลี่ย ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน การทดสอบ ไค-สแควร์และการวิเคราะห์ความแปรปรวนทางเดียว     ระเบียบวิธีเชิงคุณภาพผู้วิจัยใช้วิธีสังเกตและสัมภาษณ์เจาะลึก    และวิเคราะห์ข้อมูลด้วยวิธีการวิเคราะห์เนื้อหาเพื่อหาข้อสรุปเชิงอุปนัย

 

ผลการวิจัยพบว่า

          1.มีการแต่งตั้งคณะกรรมการการกลางทำหน้าที่บริหารสารสนเทศ จัดสรรงบประมาณในการจัดทำระหว่าง 10,000-49,999 บาท ด้านวัสดุอุปกรณ์ มีเครื่องคอมพิวเตอร์จัดทำสารสนเทศ 2-4 เครื่อง และมีแฮนดีไดร์1-2 อัน ด้านสถานที่ใช้ห้องหลายห้อง มีเพียง 3 แห่งที่ใช้ห้องสารสนเทศจัดทำโดยเฉพาะในการจัดเก็บสารสนเทศส่วนใหญ่เก็บไว้ที่หน่วยกลาง แต่ละหมวดวิชาเข้ามาใช้ได้ส่วนการปรับปรุงข้อมูลแต่ละฝ่ายแต่ละหมวดจัดทำสารสนเทศของตนอย่างสม่ำเสอม

          2.ปัญหาที่พบส่วนมาก เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลไม่มีความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

          3.ข้อมูลพึ้นฐานงานวิชาการส่วนใหญ่มีการจัดทำอยู่แล้ว ส่วนที่จัดทำน้อยคือการจัดทำคลังข้อสอบที่เป็นระบบและเป็นปัจจุบัน

          4.การเปรียบเทียบสภาพการจัดระบบสารสนเทศในสถานศึกษาขนาดต่างกันพบว่าสถานศึกษาขนาดใหญ่พิเศษ มีความพร้อมด้านบุคลากรมากกว่าขนาดอื่นๆ นอกจากนี้ยังพบความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญที่ระดับ .05 ในด้านความถูกต้องของโรงเรียนขนาดกลางกับใหญ่ และขนาดใหญ่พิเศษกับขนาดกลาง และความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญที่ระดับ .05มนด้านการขาดแคลนบุคลากรที่มีความรู้สำหรับทำหน้าที่สารสนเทศ ของโรงเรียนขนาดกลางกับขนาดใหญ่ และขนาดกลางกับขนาดใหญ่พิเศษ

5.เชิงคุณภาพ ได้ข้อมูลยืนยันสภาพการจัดสารสนเทศ พบว่าบุคลกรในสถานศึกษายังถือว่างานสารสนเทศเป็นภาระงานที่เสริมเข้ามา จึงไม่ให้ความสำคัญกับงานสารสนเทศเท่าที่ควร และมีการใช้ประโยชน์จากสารสนเทศค่อนข้างน้อย

 

ความนำ

          จากการเปลี่ยนแปลงของโลกปัจจุบันทุกด้าน โดยเฉพาะทางด้านการศึกษาที่ต้องก้าวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลข่าวสาร ในพระราชบัญญัติการศึกษาแห่งชาติ พ.ศ.2542 ได้บัญญัติในเรื่องการนำเทคโนโลยีมาใช้ทางการศึกษา ในหมวดที่ 9 เรื่องเทคโนโลยีเพื่อการศึกษา

          การบริหารงานที่ประสบผลสำเร็จได้ผลงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลผู้บริหารจำเป็นต้องเอาการบริหารเชิงระบบมาใช้ การจัดระบบสารสนเทศถือเป็นกุญแจนำไปสู่ความสำเร็จอย่างหนึ่ง

          นิพนธ์  เทศวงศ์ (2541) ทำการวิจัยสภาพและปัญหาการใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารของผู้บริหารโรงเรียน พบว่าผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานมีความรู้เกี่ยวกับระบบสารสนเทศด้วยตนเอง ฝ่ายวิชาการเป็นผู้ใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารมากที่สุด ส่วนใหญ่ไม่มีการเชื่อมโยงระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์กับภายนอก รูปแบบการจำแนก การเก็บรวบรวม และพัฒนาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการวิเคราะห์ข้อมูลของ การนำเสนอข้อมูลและสารสนเทศยังมีการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เป็นส่วนน้อย ปัญหาก็คือขาดแคลนบุคลาการที่มีความรู้ อุปกรณ์เครื่องมือ ล้าสมัยและไม่เพียงพอ โรงเรียนแต่ละแห่งมีแนวทางปฏิบัติแตกตางกันระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน

        การจัดระบบสารสนเทศมีความสำคัญต่อการบริหารและการดำเนินงานของสถานศึกษาโดยเฉพาะงานด้านวิชาการซึ่งจัดเป็นหัวใจของงานด้านการศึกษาผู้ปกครองและหน่วยงานต่างๆ ให้ความสนใจและต้องการทราบข้อมูลที่ถูกต้องรวดเร็ว เชื่อถือได้ ดังนั้นการจัดระบบงานสารสนเทศภายในสถานศึกษาจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง  เพราะจะต้องใช้ข้อมูลที่เป็นระบบ ทันสมัย ครบถ้วน เป็นปัจจุบัน ผู้วิจัยจึงทำการศึกษาการจัดระบบสารสนเทศของสถานศึกษาเพื่อเป็นข้อมูลที่จะใช้ในการพัฒนาระบบสารสนเทศของสถานศึกษาให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล มีมาตรฐาน

 

วัตถุประสงค์ของการวิจัย

          1.เพื่อศึกษาการจัดระบบสารสนเทศของสถานศึกษา โดยศึกษาเฉพาะการจัดทำระบบสารสนเทศงานวิชาการ

          2.เพื่อเปรียบเทียบการจัดระบบสารสนเทศของสถานศึกษา โดยจำแนกตามขนาดของสถานศึกษา

 

สมมุติฐานการวิจัย

          ในการเปรียบเทียบการจัดระบบสารสนเทศของสถานศึกษา จำแนกตามขนาดของสถานศึกษา ได้ตั้งสมมุติฐานว่า สถานศึกษาช่วงชั้นที่3-4 ในเขตการศึกษากรุงเทพมหานครฯ เขต1 ที่มีขนาดแตกต่างกัน มีการบริหารงานสารสนเทศด้านวิชาการต่างกัน

ระบบสารสนเทศจำแนกตามโครงสร้างองค์การ (Classification by Organizational Structure)
การจำแนกประเภทนี้เป็นการจำแนกตามโครงสร้างขององค์การ ตั้งแต่ระดับหน่วยงานย่อยระดับองค์การทั้งหมด และระดับระหว่างองค์การ

สารสนเทศของหน่วยงานย่อย (Departmental information system)
หมายถึงระบบสารสนเทศที่ออกมาเพื่อใช้สำหรับหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งขององค์การ โดยแต่ละหน่วยงานอาจมีโปรแกรมประยุกต์ใช้งานใดงานหนึ่งของตนโดยเฉพาะ เช่น ฝ่ายบุคลากรอาจจะมีโปรแกรมสำหรับการคัดเลือกบุคคล หรือติดตามผลการโยกย้ายงานของเจ้าหน้าที่ในหน่วยงาน โดยโปรแกรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องของฝ่ายบุคลากร จะมีชื่อว่าระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human resources information systems)

ระบบสารสนเทศของทั้งองค์การ (Enterprise information systems)
หมายถึงระบบสารสนเทศของหน่วยงานที่มีการเชื่อมโยงกับหน่วยงานที่ทั้งหมดภายในองค์การ หรืออีกนัยหนึ่งก็คือองค์การนั้นมีระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงทั้งองค์การ

ระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงระหว่างองค์การ (Interorganizational information systems-IOS)
เป็นระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงกับองค์การอื่นๆ ภายนอกตั้งแต่ 2 องค์การขึ้นไป เพื่อช่วยให้การติดต่อสื่อสาร หรือการประสานงานร่วมมือมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการผ่านระบบ IOS จะช่วยทำให้การไหลของสารสนเทศระหว่างองค์การหรือทั้งซัพพลายเชน (Supply chain) เป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อใช้ในการวางแผน ออกแบบ การพัฒนา การผลิต และการส่งสินค้าและบริการ

การจำแนกตามหน้าที่ขององค์การ (Classification by Functional Area) 
การจำแนกระบบสารสนเทศประเภทนี้จะเป็นการสนับสนุนการทำงานตาหน้าที่หรือการทำกิจกรรมต่างๆ ขององค์การ โดยทั่วไปองค์การมักใช้ระบบสารสนเทศในงานที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ต่างๆ เช่น

• ระบบสารสนเทศด้านบัญชี (Accounting information system)

• ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Finance information system)

• ระบบสารสนเทศด้านการผลิต (Manufacturing information system)

• ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (Marketing information system)

• ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human resource management information system)

การจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ (Classification by Support Provided)
การจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ แบ่งเป็น 3 ประเภทย่อย คือ ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ (Transaction Processing Systems) ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ (Management Reporting Systems) และระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems)

ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ (Management Reporting Systems) 
เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการทำรายงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ และช่วยในการตัดสินใจที่มีลักษณะโครงสร้างชัดเจนและเป็นเรื่องที่ทราบล่วงหน้า

ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems)
เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยผู้บริหารตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ มีความยืดหยุ่นสูง และมีลักษณะโต้ตอบได้ (interactive) โดยอาจมีการใช้โมเดลการตัดสินใจ หรือการใช้ฐานข้อมูลพิเศษช่วยในการตัดสินใจ

ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ(Transaction Processing Systems -TPS) 
เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจาก ธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า

วัตถุประสงค์ของ  TPS
1.   มุ่งจัดหาสารสนเทศทั้งหมดที่หน่วยงานต้องการตามนโยบายของหน่วยงานหรือตามกฎหมาย เพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน
2.   เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานประจำให้มีความรวดเร็ว
3.   เพื่อเป็นหลักประกันว่าข้อมูลและสารสนเทศของหน่วยงานมีความ ถูกต้องเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันและรักษาความลับได้
4. เพื่อเป็นสารสนเทศที่ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการตัดสินใจอื่น เช่น MRS หรือ DSS

หน้าที่ของ TPS 
หน้าที่ของ TPS มีดังนี้
1. การจัดกลุ่มของข้อมูล (Classification) คือ การจัดกลุ่มข้อมูลลักษณะเหมือนกันไว้ด้วยกัน

2. การคิดคำนวณ (Calculation) การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคำนวณภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา

3. การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น เช่น การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น

4. การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน

5. การเก็บ (Storage)  การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย ที่จริงแล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ TPS ก็ไม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร ดังนั้นองค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นสำหรับช่วยผู้บริหารด้วย ดังจะกล่าวต่อไป

ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศแบบ TPS 
ลักษณะที่สำคัญของระบบ TPS มีดังนี้

• มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

• แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในและผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์การเป็นหลัก อย่างไรก็ตามในปัจจุบันหุ้นส่วนทางการค้าอาจจะมีส่วนใน การป้อนข้อมูลและอนุญาตให้หน่วยงานที่เป็นหุ้นส่วนใช้ผลที่ได้จาก TPS โดยตรง

• กระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินการเป็นประจำ เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกสองสัปดาห์

• มีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมาก

• มีการประมวลผลข้อมูลที่รวดเร็ว เนื่องจากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก

• TPS จะคอยติดตามและรวบรวมข้อมูลภายหลังที่ผลิตข้อมูลออกมาแล้ว

• ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปและที่ผลิตออกมามีลักษณะมีโครงสร้างที่ชัดเจน (structured data)

• ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อย

• มีความแม่นยำค่อนข้างสูง การรักษาความปลอดภัย ตลอดจนการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับ TPS

• ต้องมีการประมวลผลที่มีความน่าเชื่อถือสูง

กระบวนการของ TPS 
กระบวนการประมวลข้อมูลของ TPS มี 3 วิธี คือ
1. Batch processing การประมวลผลเป็นชุดโดย การรวบรวมข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมที่เกิดขึ้นและรวมไว้เป็นกลุ่มหรือเป็นชุด (batch) เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง หรือจัดลำดับให้เรียบร้อยก่อนที่จะส่งไปประมวลผล โดยการประมวลผลนี้จะกระทำเป็นระยะๆ (อาจจะทำทุกคืน ทุก 2-3 วัน หรือทุกสัปดาห์)
2. Online processing คือ ข้อมูลจะได้รับการประมวลผล และทำให้เป็นเอาท์พุททันทีที่มีการป้อนข้อมูลของธุรกรรมเกิดขึ้น เช่น การเบิกเงินจากตู้ ATM จะประมวลผลและดำเนินการทันที เมื่อมีลูกค้าใส่รหัสและป้อนข้อมูลและคำสั่งเข้าไปในเครื่อง
3. Hybrid systems เป็นวิธีการผสมผสานแบบที่ 1) และ2) โดยอาจมีการรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นทันที แต่การประมวลผลจะทำในช่วงกระยะเวลาที่กำหนด เช่น แคชเชียร์ที่ป้อนข้อมูล การซื้อขายจากลูกค้าเข้าคอมพิวเตอร์ ณ จุดขายของ แต่การประมวลผลข้อมูลจากแคชเชียร์ทุกคนอาจจะทำหลังจากนั้น (เช่น หลังเลิกงาน)

Customer Integrated Systems (CIS)
เป็นระบบสารสนเทศซึ่งพัฒนามาจาก TPS โดยลูกค้าสามารถป้อนข้อมูลและทำการประมวลผลด้วยตนเองได้ เช่น ATM (Automated teller machines) ซึ่งช่วยให้ลูกค้า สามารถติดต่อกับธนาคารได้ทุกที่และทุกเวลา ATM ทำให้ลูกค้ามีความคล่องตัวในการเข้าถึง มากขึ้น และทำให้ธนาคารไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานจำนวนมากอีกต่อไป ซึ่งช่วยให้ธนาคารประหยัดเงินได้จำนวนหลายล้านบาทต่อปี ดังนั้นบางธนาคารจึงได้ส่งเสริมให้ลูกค้าในการใช้ ATM โดยการคิดค่าธรรมเนียมหากลูกค้าติดต่อกับพนักงานในการเบิกถอนเงิน ในลักษณะที่สามารถเบิกถอนได้กับเครื่อง ATM
นอกจากงานของธนาคารแล้ว ในปัจจุบัน มหาวิทยาลัยต่างๆ ได้นำระบบ CIS มาใช้เพื่อให้นักศึกษาสามารถลงทะเบียน โดยผ่านเครื่องโทรศัพท์ นอกจากนี้ CIS ยังช่วยให้ประชาชนสามารถจ่ายค่าน้ำค่าไปจากคอมพิวเตอร์ที่บ้านก็ได้

หน้าที่การทำงานของ TPS
งานเงินเดือน (Payroll)                              
• การติดตามเวลาการทำงานของพนักงาน
•  การคิดเงินเดือน โดยมีการหักภาษี ค่าประกัน หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ
• การออกเช็คเงินเดือนหรือการโอนเงินเดือนเข้าบัญชีให้กับลูกจ้าง
การสั่งซื้อสินค้า (Purchasing)             
• การสั่งซื้อหรือบริการต่างๆ
• การบันทึกข้อมูล การส่งสินค้าหรือบริการจากซัพพลายเออร์
การเงินและการบัญชี    (Finance and Accounting)                      
• การบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับรายรับ         
• การบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับภาษี
• การติดตามค่าใช้จ่ายต่างๆ
การขาย (Sales)                                   
• การบันทึกข้อมูลการขาย
• การออกใบเสร็จรับเงินหรือบิลส่งสินค้า
• การติดตามข้อมูลรายรับ
• การบันทึกการจ่ายหนี้
• การเก็บข้อมูลการส่งสินค้าหรือบริการไปยังลูกค้า
วัสดุคงคลัง                                        
• การติดตามการใช้วัสดุภายในหน่วยงาน(Inventory Management)     
• การติดตามระดับปริมาณของวัสดุคงเหลือ
• การสั่งซื้อวัสดุที่จำเป็น

ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ (Management Reporting Systems MRS)
ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการทำรายงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ โดยการสรุปสารสนเทศที่มีอยู่ไว้ในฐานข้อมูล หรือช่วยในการตัดสินใจในลักษณะที่โครงสร้างชัดเจนและเป็นเรื่องที่ทราบล่วงหน้า

หน้าที่ของแบบ MRS
1. ช่วยในการตัดสินใจงานประจำของผู้บริหารระดับกลาง
2. ช่วยในการทำรายงาน
3. ช่วยในการตัดสินใจที่เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบ่อยๆ และมีโครงสร้างแน่นอน เช่น การอนุมัติสินเชื่อให้กับลูกค้า

ลักษณะของ MRS 
1. ช่วยในการจัดทำรายงานซึ่งมีรูปแบบที่กำหนดไว้เป็นมาตรฐานตายตัว
2. ใช้ข้อมูลภายในที่เก็บไว้ในฐานข้อมูล
3. ช่วยในการวางแผนงานประจำ และควบคุมการทำงาน
4. ช่วยในการตัดสินใจที่เกิดขึ้นประจำหรือเกิดขึ้นบ่อยๆ
5. มีข้อมูลในอดีต ปัจจุบัน และวิเคราะห์แนวโน้มอนาคต
6. ติดตามการดำเนินงานภายในหน่วยงานเปรียบเทียบผลการดำเนินงาน กับเป้าหมายและส่งสัญญาณหากมีจุดใดที่ต้องการการปรับปรุงแก้ไข

ประเภทของรายงาน MRS 
รายงานจาก MRS มีลักษณะต่างๆ ดังนี้
1. รายงานที่จัดทำเมื่อต้องการ (Demand reports) เพื่อใช้สนับสนุนการตัดสินใจ เป็นรายงานที่จัดเตรียมรูปแบบรายงานล่วงหน้าและจะจัดทำเมื่อผู้บริหาร ต้องการเท่านั้น
2. รายงานที่ทำตามระยะเวลากำหนด (Periodic reports) โดยกำหนดเวลา และรูปแบบของรายงานไว้ล่วงหน้า เช่น มีการจัดทำรายงานทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ทุกปี เช่น ตารางเวลาการผลิต
3. รายงานสรุป (Summarized reports) เป็นการทำรายงานในภาพรวม เช่น รายงานยอดขายของพนักงานขาย จำนวนนักศึกษาลงทะเบียนวิชา MIS
4. รายงานเมื่อมีเงื่อนไขเฉพาะเกิดขึ้น (Exception reports) เป็นการจัดทำรายงานเมื่อมีเกณฑ์เงื่อนไขเฉพาะ เพื่อตรวจสอบเงื่อนไขต่างๆ ว่าแตกต่างจากที่วางแผนไว้หรือไม่ เช่น การกำหนดให้เศษของที่เหลือ (scrap) จากการผลิตในโรงงานเป็น 1 เปอร์เซ็นต์ แต่ในการผลิตช่วงหลังกลับมีเศษของที่เหลือ 5 เปอร์เซ็นต์ ดังนั้นอาจมีการเขียนโปรแกรม ในการประมวลผลเพื่อหาว่าเศษของที่เหลือเกินจากที่กำหนดไว้ได้อย่างไร

ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems-DSS)
ระบบสารสนเทศแบบ DSS เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจ ซึ่งมีลักษณะมีโครงสร้างไม่ชัดเจน โดยนำข้อมูลมาจากหลายแหล่งช่วยในการนำเสนอและมีลักษณะยืดหยุ่นตามความต้องการ
ลักษณะของ DSS
1. ระบบสารสนเทศที่ใช้สำหรับการสนับสนุนผู้ตัดสินใจทางการบริหารทั้งที่เป็นตัวบุคคลหรือกลุ่ม โดยการตัดสินใจนั้นจะเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่มีลักษณะเป็นแบบ ไม่มีโครงสร้าง (unstructured situations) โดยจะมีการนำวิจารณญาณของมนุษย์กับข้อมูล จากคอมพิวเตอร์มาใช้ประกอบในการตัดสินใจ
2. ระบบ DSS ช่วยในการตอบสนองความต้องการที่ไม่ได้คาดการณ์มาก่อนโดยผู้ใช้สามารถปรับข้อมูลใน DSS ได้ตลอดเวลาเพื่อจัดการกับเงื่อนไขต่างๆ ที่เปลี่ยนแปลงไป โดยใช้การวิเคราะห์ที่เรียกว่า Sensitivity Analysis
3. ช่วยในการตัดสินใจที่ต้องการความรวดเร็วสูง เพื่อใช้ประกอบในการกำหนดกลยุทธ์ในการแข่งขัน ดังนั้น DSS จึงมีลักษณะการโต้ตอบได้ (interactive)
4. เสนอทางวิเคราะห์ในทางเลือกต่างๆ ในสถานการณ์ที่มีความซับซ้อน
5. จัดการเก็บข้อมูลซึ่งมาจากหลายแหล่งได้ ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน
6. นำเสนอได้ทั้งรายงานที่เป็นข้อความและกราฟฟิค

ข้อมูลและสารสนเทศ

ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ ฯลฯ ข้อมูล จึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับเหตุการณ์ของสิ่งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง มีการ รวบรวม ข้อมูลอย่างเป็นระบบ และต่อเนื่อง ดังจะเห็นจาก กระบวนการเลือกตั้ง หลายพรรค การเมือง มีการใช้เทคโนโลยีรวบรวมข้อมูล หาวิธีการที่จะให้ได้ข้อมูลอย่างรวดเร็ว และเมื่อ สถานการณ์หรือเหตุการณ์บางอย่างเกิดผันแปรขึ้น การเตรียมการหรือการแก้สถานการณ์ จะดำเนินการได้อย่างทันที 

คุณสมบัติของข้อมูล
    1. ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้ไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้าง ข้อมูล ที่ออก แบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากสุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศ ส่วนใหญ่ มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้
    2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้ตี ความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียนค้น และรายงานตามผู้ใช้
    3. ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม
    4. ความชัดเจนและกะทัดรัด การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้ มีการใช้รกัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ 
    5. ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์การ ดูสภาพการใช้ข้อมูล ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ 

ประเภทของข้อมูล
    แบ่งตามลักษณะการประมวลผลแบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ
        1) ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Numeric Data) หมายถึง ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำ ไปคำนวณได้ ข้อมูลแบบนี้เขียนได้หลายรูปแบบ คือ
            ก. เลขจำนวนเต็ม หมายถึง ตัวเลขที่ไม่มีจุดทศนิยม เช่น 12, 9, 137 , 8319 , -46
            ข. เลขทศนิยม หมายถึง ตัวเลขที่มีจุดทศนิยม ซึ่งอาจมีค่าเป็นจำนวนเต็ม เช่น 12 หรือเป็นจำนวนที่มีเศษทศนิยมก็ได้ เช่น 12.763
                เลขทศนิยมแบบนี้สามารถเขียนได้ 2 รูปแบบคือ
                    ก. แบบที่ใช้กันทั่วไป เช่น 12., 9.0 ,17.63, 119.3267 , -17.34
                    ข. แบบที่ใช้งานทางวิทยาศาสตร์ เช่น
                        123. x 104          หมายถึง  1230000.0
                        13.76 x 10-3       หมายถึง  0.01376
                        - 1764.0 x 102    หมายถึง   -176400.0
                        - 1764.10-2         หมายถึง  -17.64
        2) ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (Character Data) หมายถึง ข้อมูลที่ ไม่สามารถนำ ไปคำนวณได้ แต่อาจนำไปเรียงลำดับได้ เช่น การเรียงลำดับตัวอักษร ข้อมูลอาจเป็นตัวหนังสือ ตัวเลข หรือเครื่องหมายใด ๆ เช่น COMPUTER, ON-LINE, 1711101, &76     
            แบ่งตามแหล่งที่มาของข้อมูล  จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ
                1. ข้อมูลปฐมภฺมิ (Primary Data) หมายถึง ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวม หรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ และการจดบันทึก ตลอดจนการจัดหามาด้วยเครื่องจักรอัตโนมัติ เช่น เครื่องอ่านรหัสแท่ง เครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก
                2. ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) หมายถึง ข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว บางครั้งอาจมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ เช่น สถิติจำนวนประชากรแต่ละจังหวัด สถิติการนำสินค้าเข้า และการส่งสินค้าออก เป็นต้น 


สารสนเทศ (Information) นั้นคือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ เช่น หาค่าเฉลี่ย หรือใช้ เทคนิคขั้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์ หรือ มีความเกี่ยว ข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบปัญหาต่าง ๆ ได้ สารสนเทศ ประกอบด้วยข้อมูล เอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่าง ๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียงอย่างเดียวเท่านั้น 

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ  การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศ เพื่อการใช้งาน
     
    1. การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ควรประกอบด้วย
        1.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน
        1.2 การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน
    2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้
        2.1 การจัดแบ่งข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีกรแบ่งหมวดหมู่สินค้า และบริการ เพื่อความสะดวกในการค้นหา
        2.2 การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ ทำให้ค้นหาได้ง่าย
        2.3 การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่นสถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น
        2.4 การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย
    3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย
        3.1 การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูล เพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้
        3.2 การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไปการค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา
        3.3 การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา หรือนำไปใช้อีกครั้งไดโดยง่าย 
        3.4 การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งจะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา